Entsendungen - Info

Von einer Entsendung betroffen ist jeder dienstliche Auslandsaufenthalt, selbst wenn es sich um eine eintägige Dienstreise oder gar nur um einen stundenweisen Aufenthalt im Ausland handelt. Es gilt der Grundsatz: Kein Auslandseinsatz ohne Entsendebescheinigung.

Eine Entsendebescheinigung

• ist bei Krankheit oder Unfall im Ausland Grundlage für die Erstattung des gesetzlichen Anteils der medizinischen Kosten
   
• verhindert (bei Staaten, mit denen ein Abkommen besteht), dass zusätzlich zur gesetzlichen Sozialversicherungspflicht in Deutschland bei einer dienstlicher Tätigkeit in dem anderen Staat die dortigen (ausländischen) Sozialabgaben fällig werden
   
• vermeidet Unannehmlichkeiten bei Kontrollen durch Zoll- oder Steuerbehörden
   
• verhindert Sanktionen (z.B. Geldstrafen) bei Nichtvorlage der Bescheinigung
   
• regelt im EU/EWR-Raum sowie der Schweiz zusätzlich u.a. die Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung sowie der Arbeitslosenversicherung.

Die baden-württembergischen Universitäten wurden dazu verpflichtet, für dienstliche Auslandsreisen schon ab dem 1. Tag eine Entsendebescheinigung vorzulegen. Diese gesetzliche Verpflichtung steht in keinerlei Relation zur Praxis. Daher hat die Universität Konstanz beschlossen, für dienstliche Auslandsreisen erst ab dem 8. Tag eine Entsendebescheinigung zu verlangen.

Bitte denken Sie daran, rechtzeitig vor Beginn Ihrer dienstlichen Auslandsreise Ihre Entsendebescheinigung zu beantragen. Ein Hinweis durch die Abteilung Personal und Recht zur Erledigung von Entsendeanträgen ist leider nicht möglich. Daher bitten wir Sie zu Ihrem Schutz um Ihr Engagement. Vielen Dank.

Bitte achten Sie auf eine ordnungsgemäße Regelung des anzuwendenden SV-Rechts!

Die Social Security Advisors bitten Sie, folgende wichtige Hinweise dringend zu beachten sowie ggf. entsprechende Maßnahmen zu ergreifen:

Um eine doppelte SV-Beitragszahlung zu vermeiden und Ansprüche aus der Sozialversicherung festzuhalten, ist eine Festlegung des anzuwendenden Sozialversicherungsrechts (gültige Entsendebescheinigung) dringend erforderlich.

Sollte das anzuwendende Sozialversicherungsrecht für die Entsendezeiträume nicht festgelegt sein, ergeben sich folgende Risiken bzw. Nachteile für Sie:

Risiken im Beitragsrecht:

• Zu Unrecht nicht abgeführte SV-Beiträge führen zur Nachzahlungspflicht
• Bei zu Unrecht abgeführten SV-Beiträgen besteht die Gefahr der Verjährung von Erstattungsansprüchen
• Eine nicht ordnungsgemäße Abführung von SV-Beiträgen verstößt gegen den Straftatbestand des § 266a StGB (Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt bzw. SV-Beiträgen)

Risiken im Leistungsrecht:

• Obwohl SV-Beiträge abgeführt wurden, besteht kein Versicherungsschutz
• Zu Unrecht abgeführte SV-Beiträge werden unter Umständen nicht als Wartezeit für bestimmte Ansprüche gezählt (z.B. Anspruch auf Rente sowie Arbeitslosengeld)
• Sollte es aufgrund einer ausgebliebenen – bzw. falsch beurteilten – SV-Festlegung zu Ansprüchen aus dem Leistungsrecht kommen, besteht Schadensersatzpflicht durch die Universität

Um das anzuwendende Sozialversicherungsrecht festlegen zu lassen, muss für den jeweiligen Entsendestaat eine Entsendebescheinigung beantragt werden.

Bitte denken Sie möglichst rechtzeitig vor Beginn Ihrer Auslandsreise an diese Bescheinigung und setzen sich mit Ihren Social Security Advisors in Verbindung. Wir geben Ihnen gerne Tipps und führen als Dienststelle der Universität Konstanz das Antragsverfahren für Sie durch.

Das LBV erhält von Ihrem zuständigen SV-Träger Ihre A1-Bescheinigung als PDF-Dokument zugeschickt. Wenn Sie beim LBV-Kundenportal registriert sind, stellt Ihnen das LBV Ihre A1-Bescheinigung automatisch darin zur Verfügung. Ihre A1 ist somit viel schneller und einfacher greifbar als über den klassischen Postweg an Ihre Wohnadresse.

Ein weiterer Vorteil: Über Ihr Smartphone können Sie Ihre A1 jederzeit vorweisen. Ein Mitführen dieses Dokuments in Papierforn ist somit nicht erforderlich.

Sofern Sie an einer Registrierung im LBV-Kundenportal interessiert sind, informiert Sie unsere Website unter der Rubrik "LBV-Kundenportal + JobTicket BW" über die näheren Einzelheiten hierzu.

Wenn Sie eine längere Zeit im Ausland wohnen möchten und darum Ihren Wohnsitz in Deutschland abmelden, wird Ihre Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) nicht mehr verfügbar sein. Das bedeutet, das LBV kann Ihr Gehalt anstelle Ihrer bisherigen Steuerklasse nur noch mit Steuerklasse 6 berechnen. Dies hat zur Folge, dass Sie für Ihr Gehalt deutlich höhere Abzüge bei der Lohnsteuer haben wie bisher.

Diese Situation lässt sich umgehen, wenn Sie Ihre Social Security Advisors um das Beantragen einer "beschränkten Lohnsteuerpflicht in Deutschland" für die Zeit, in der Sie in Deutschland keinen Wohnsitz haben, bitten. Das zuständige Betriebsstättenfinanzamt würde Ihnen auf unseren Antrag hin eine Steuer-ID zuweisen, sodass Ihr während Ihres Auslandsaufenthalts zu erzielendes Gehalt nicht mit Steuerklasse 6, sondern zumindest mit der moderat besteuerten Klasse 1 berechnet und überwiesen werden kann.

Haben Sie Ihr Gehalt bisher nach Steuerklasse 3 berechnet erhalten, werden Sie diese Steuerklasse nach Ihrer Rückkehr nach Deutschland wieder erhalten können. Wenn Sie während Ihrer Auslandsreise die Steuerklasse 1 in Kauf nehmen, können Sie, wieder zurück in Deutschland, den relativ abgefederten Differenzbetrag zwischen Steuerklasse 1 und 3 im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.

Sofern Sie innerhalb Deutschlands umziehen, müssen Sie sich innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug bei der neuen Meldebehörde (Rathaus, Bürgerbüro) anmelden.

Verlassen Sie Deutschland, um aus dienstlichen Gründen (z.B. im Rahmen einer Entsendung) im Ausland zu arbeiten und zu wohnen, müssen Sie ebenfalls Meldefristen berücksichtigen.

Bitte sprechen Sie, sobald Sie einen mehrmonatigen Auslandsaufenthalt in Betracht ziehen, vorab mit Ihrer zuständigen Meldebehörde, um einen Weg zu finden, mit dem Sie Ihren Meldepflichten bestmöglich - und in Ihrem Interesse - nachkommen können.

Bitte beachten Sie, dass das Bundesmeldegesetz bei Nichtbeachtng hohe Strafen vorsieht. Wir empfehlen Ihnen daher auf alle Fälle vorsorglich den Kontakt zu Ihren zuständigen Meldebehörden.

Ja, Sie brauchen unbedingt eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz. Auch wenn Sie auf Weisung und Gehalt der Universität Konstanz in Räumlichkeiten von Professor*innen der Universität Konstanz mit Arbeit, die ausschließlich der Universität Konstanz zugutekommt, tätig sind - also auch, wenn überhaupt kein Arbeitsverhältnis mit einem Schweizer Unternehmen besteht und Ihre Arbeitsleistung in keinster Weise in die Schweiz einfließt.

Obwohl Konstanz so grenznah gelegen ist, gibt es für unsere Universität keine Ausnahmeregelung im Schweizer Aufenthalts- und Arbeitsrecht bei dienstlichen Grenzübertritten in die Schweiz.  Dies, da die Schweiz kein Mitglied der EU/EWR-Staaten ist und somit kein Freizügigkeitsabkommen besteht. Sie müssen also unbedingt vor Beginn ihrer Beschäftigung in der Schweiz eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz besitzen, sonst gibt es bei Kontrollen empfindliche Geldstrafen.

Sofern Sie eine Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis für die Schweiz benötigen, melden Sie sich bitte frühestmöglich bei Carmen Vajda von den Social Security Advisors. In einem gemeinsamen Gespräch können wir heraus finden, welche Art der Aufenthalt-/Arbeitsbewilligung für Ihre Situation am besten geeignet ist - und im Rahmen unserer Möglichkeiten am pragmatischsten erlangt werden kann.

Aufenthalts-/Arbeitserlaubnisse für die Schweiz sind gebührenpflichtig und belaufen sich für die Bewilligung eines Gesuchs (z.B. für 120 Tage / laufenden Kalenderjahr) auf ca. CHF 300,-.

Bitte planen Sie Ihren Aufenthalts-/Arbeitsaufenthalt in der Schweiz rechtzeitig, da die Bearbeitungszeit nach Antragstellung einige Wochen dauern kann.

Ansprechperson:
Janek Domonell
Leiter des Outgoing Centre, International Office
Tel.: 0 75 31 / 88 - 50 93
Mail: Janek.Domonell@uni-konstanz.de
Homepage: Outgoing Centre