Personalkosten

1. Einstellung von Personal

Die Einstellung von drittmittelfinanziertem Personal erfolgt per Antrag an die Personalabteilung. Hierfür stellt die Personalabteilung folgende Antragsformulare zur Verfügung:

Bitte tragen Sie unbedingt die Verbuchungsstelle bzw. die Projektnummer ein, über die die Personalkosten finanziert werden sollen. Bei Aufteilung auf mehrere Projekte geben Sie bitte auch den jeweiligen Umfang an.

Der Antrag ist rechtzeitig, d.h. mindestens 3 Wochen vor dem geplanten Beschäftigungsbeginn zu stellen. Falls Ihr Projekt zu kurzfristig bewilligt wurde und ein umgehender Projektstart erforderlich ist, empfehlen wir, direkt mit der Personalabteilung abzuklären, ob eine kürzere Bearbeitungszeit möglich ist. Auch in allen übrigen personalrechtlichen Fragen erhalten Sie dort fachkundige Auskunft.

2. Finanzierung

Die Personalabteilung informiert die Projektadministration über die geplante Einstellung. Daraufhin kalkuliert die Projektadministration die voraussichtlichen Kosten und veranlasst die Festlegung der erforderlichen Mittel auf dem Projektkonto.

Die Kalkulation basiert i.d.R auf den DFG-Richtsätzen oder auf den tatsächlichen Personalkosten in den Vormonaten.

Hilfskräfte können höchstens 85 Stunden pro Monat beschäftigt werden.

Die Pauschal-Hiwi-Stundensätze zur universitären Kalkulation ersehen Sie aus diesen Tabellen für ungeprüfte Studentische Hilfskräfte, für Wiss. Hilfskräfte mit B.A.-Abschluss im konsekutiven Masterstudium und für Wiss. Hilfskräfte mit wiss. Hochschulabschluss.

(siehe Personalabteilung)

Im Kontenauskunftssystem QISFSV sehen Sie die Festlegung der veranschlagten Kosten, sobald die Forschungsadministration die Mittel für das Beschäftigungsverhältnis freigegeben hat. Bei der Verbuchung der ersten Gehaltszahlung (nach Ablauf des ersten Beschäftigungsmonats) wird die Höhe der Festlegung noch einmal überprüft und ggf. angepasst. Bei dieser Schätzung bleiben jedoch  Tariferhöhungen und teilweise auch Sonderzahlungen unberücksichtigt, so dass wir dringend empfehlen, Reserven für evtl. Mehrkosten einzukalkulieren. Bei Projekten mit jährlicher Bewilligung werden in jedem Kalenderjahr nur die voraussichtlichen jährlichen Kosten festgelegt.

3. Umbuchung

Der Einstellungsantrag ist auch für Umbuchungen verwendbar (bitte entsprechend im oberen Teil des Antragsformulars ankreuzen). Aus dem Antrag soll hervorgehen, welche Verbuchungsstellen in welchem Umfang (Zeitraum, Beschäftigungsumfang) be- und entlastet werden sollen. Die jeweilige Projektlaufzeit darf dabei nicht überschritten werden. Personalumbuchungen können grundsätzlich nicht rückwirkend erfolgen!

4. Umwidmung bzw. Projektverlängerung

Falls Sie Personal benötigen, obwohl der Geldgeber hierfür keine oder nicht ausreichend Mittel bereitstellt, ist möglichst frühzeitig mit dem Geldgeber und der Projektadministration eine Umwidmung abzustimmen. Dies gilt auch, wenn eine Projektverlängerung notwendig ist, weil eine längere Beschäftigungsdauer geplant ist. In beiden Fällen ist eine schriftliche Zustimmung des Geldgebers erforderlich und je nach Geldgeber/Sachlage kann der Entscheidungsprozess länger dauern.