Einzelprojektmanagement professionalisieren, Projektporfolio aufbauen

Die Einführung eines Projekt- und Projektportfoliomanagements an der Universität Konstanz erfolgt als Maßnahme im Zuge der Exzellenzstrategie. Zum Projekt- und Projektportfoliomanagement gehört die strategiekonforme Priorisierung, Steuerung und Unterstützung von Projekten unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen ebenso wie die Professionalisierung im Einzel-Projektmanagement.

Zielsetzung

Ziel ist, das universitätsweite Projekt- und Projektportfoliomanagement bis zum Ende der aktuellen Förderphase der Exzellenzstrategie (2026) in der universitären Verwaltung zu implementieren, um die Innovationskraft der Verwaltung nachhaltig zu stärken. Das zugrundeliegende Konzept wurde im Februar 2022 vom Rektorat verabschiedet (s. Linkleiste rechts).

Ein professionalisiertes Projektmanagement trägt zur Standardisierung in der Projektabwicklung bei, macht die Projektplanung transparent, unterstützt durch die Etablierung von verschiedenen Methoden und Werkzeugen die Projektbeteiligten in der Projektdurchführung und trägt somit wesentlich zur Effizienz der Projekte und zum Projekterfolg bei. Es bildet somit die Basis des Projektportfoliomanagements und macht dieses überhaupt erst möglich.

Meilensteinplan

Auf unserem Entwicklungspfad, das universitätsweite Projekt- und Projektportfoliomanagement vollständig als Prozess in der universitären Verwaltung zu implementieren, sind die folgenden Meilensteine zu durchlaufen.

Erarbeitung des Konzepts

Q2/2020 - Q4/2021

Zwischen April 2020 und Dezember 2021 wurde das Rahmenkonzept für ein Projekt - und Projektportfoliomanagement (PM und PPM) an der Universität entwickelt. Dieses wurde auch in der AbteilungsleiterInnen-Runde vorgestellt und diskutiert.

Abstimmung des Konzepts mit Rektorat, Sektionen und Fachbereiche

Q3/2020 - Q1/2022

Das Konzept wurde im Februar 2022 durch das Rektorat beschlossen. Aus dem Rektoratsbeschluss leitet sich der Arbeitsauftrag des PPO ab, das PM und PPM an der Universität Konstanz weiterzuentwickeln, zu erproben (Pilotphase) und umzusetzen.

Pilotphase

2021 - 2022

Die Pilotphase hat zum Ziel, das erarbeitete PM- und PPM-Konzept anhand von ausgewählten (Pilot-)Projekten, die die Mehrzahl der Abteilungen und Einrichtungen der Universität abbilden, zu testen und somit erste Erfahrungen in der Umsetzung von Projekten auf Grundlage des vorgeschlagenen Projektzyklus zu sammeln. 

Parallel werden die Grundlagen für das PPM an der Universität Konstanz geschaffen, u.a. durch die Auswahl und Implementierung einer PM- und PPM-Software.

Zwischenevaluation

2023

Im Jahr 2023 ist eine Zwischenevaluation der Organisationsstruktur und der einzelnen Schritte des PM und PPM vorgesehen. Diese erfolgt auf Grundlage der Pilotprojekte, u. a. durch eine Befragung aller an den Pilotprojekten beteiligten Instanzen und Mitarbeitenden. 

Ausrollen des PM und PPM

ab Q4/2023

Ab Ende 2023 wird auf Grundlage eines abgestimmten und kommunizierten Stufenplans das Ausrollen des zentralen PM und PPM auf alle an der Universität Konstanz zu initiierenden Verwaltungsprojekte begonnen.

Vollständige Implementierung

Bis 2026

Zum Ende der aktuellen Förderphase der Exzellenzstrategie 2026 verfügt die Universität Konstanz sowohl über ein resilientes PM, als auch über ein auf die institutionelle Erneuerung der Universität angepasstes, strategiekonformes und ressourcenorientiertes PPM zur Priorisierung, Steuerung und Unterstützung von Verwaltungsprojekten innerhalb der Universität.

Unsere Aufgaben

in Bezug auf das Projektportfolio:

  • Bewertung und Aufnahme von Projekten in das Projektportfolio während der Projektinitialisierung und –planung
  • Übersicht über die aktuell laufenden und geplanten Verwaltungsprojekte
  • Analyse und Bewertung des Projektportfolios

in Bezug auf das (Einzel-)Projektmanagement

  • Standardisierung, Unterstützung und Beratung in allen Projektphasen
  • Auswahl und Einführung geeigneter Werkzeuge für die verschiedenen Rollen im Projektmanagement
  • Qualifizierung von Projekt- und TeilprojektleiterInnen bei der Implementierung von Methoden, durch Tooltraining und Coaching

an der Schnittstelle zwischen (Einzel-)Projektmanagement und Projektportfoliomanagement:

  • Sicherstellung von Konformität und Qualität der eingehenden Projektanträge
  • Abstimmung der beantragten Vorhaben mit allen laufenden Projekten
  • Berücksichtigung der betroffenen Linienbereiche im Projekt
  • Verfügbarkeit der beantragten Ressourcen

Wir unterstützen Sie!

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