Veranstaltungen

1. Allgemeines

Bei einer Veranstaltung (Tagung, Workshop, Kongress), die Sie über die Universität Konstanz abwickeln, fließen alle Einnahmen und Ausgaben über den Universitätshaushalt. Sie haben dadurch den Vorteil, dass Ihnen Ressourcen der Universität zur Verfügung stehen wie Räume, Lager, Verwaltung, usw. (teilweise gegen Entgelt). Sie sind jedoch an die haushaltsrechtlichen Vorschriften gebunden.

Der Forschungssupport berät Sie hinsichtlich Finanzierungsquellen und die Projektadministration unterstützt Sie bei der finanziellen Abwicklung der Veranstaltung.

Bei organisatorischen Fragen wenden Sie sich bitte an das Veranstaltungsmanagement unter Tel. -5254 oder -5276 bzw. per Email.

2. Planungsphase

Die Projektadministration ist möglichst frühzeitig in die Planung einzubinden. Dazu senden Sie uns bitte

a) den Entwurf des Veranstaltungsprogramms und

b) einen Finanzplan zu.

Der Finanzplan enthält alle Einnahmen und Ausgaben und muss ausgeglichen sein.

Zur Klärung der Steuerpflicht und den finanziellen Auswirkungen auf das Projekt setzen Sie sich bitte mit Frau Sabina Josic (Abteilung Finanzen und Controlling), Tel. 5394,  in Verbindung.

Nachdem wir die Unterlagen geprüft haben, richten wir ein Projektkonto für Sie ein, worüber alle Zahlungen abgewickelt werden.

3. Zahlungsabwicklung

3.1 Einnahmen

Einnahmen werden unter Angabe der Projektnummer/FP-Nr. und eines Stichwortes an die Universität überwiesen oder bar bei der Universitätskasse einbezahlt.

Bankverbindung der Universität Konstanz:

BW-Bank Konstanz: Konto-Nr.: 7486501274, BLZ: 60050101

IBAN: DE92600501017486501274

BIC: SOLADEST

Informationen über die Möglichkeit des Kreditkarteneinzugsverfahrens (Mail-Order-Verfahrens) erhalten Sie bei Frau Njezna Pivac, Tel. 2230.

Die häufigsten Einnahmequellen sind:

• Teilnehmergebühren externer Teilnehmer*innen
  Teilnehmergebühren werden häufig erhoben. Sie dienen der Deckung von Ausgaben für die Teilnehmer*innen, die ansonsten nicht finanziert werden könnten (z. B. Rahmenprogramm, Verpflegung).
• Bewilligungen öffentlicher Geldgeber
  Bitte senden Sie den Bewilligungsbescheid inkl. aller Anlagen und dem zugrundeliegenden Antrag an die Projektadministration, damit die Mittel nach Maßgabe der Bewilligungsbestimmungen verwaltet werden können. Sollten Sie bei der Beantragung öffentlicher Mittel Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Forschungssupport.
• Spenden
  Als Spenden gelten Zahlungen zugunsten der Universität, für die der Geldgeber keine Gegenleistung erhält. Bitte klären Sie mit den Spender*innen ab, ob eine Spendenbescheinigung benötigt wird und senden Sie uns ggf. eine Liste der Spender*innen mit Adresse und Ansprechpartner*innen zu. Die Spendenbescheinigung wird dann nach Zahlungseingang versandt.
• Sponsoring
  Die Rechte und Pflichten der Universität und des Geldgebers sind in einem Sponsorenvertrag zu regeln. Sponsoring ist i.d.R. steuerpflichtig. Beim Entwurf des Vertrages ist der Forschungssupport behilflich (Frau Jana Teeuwen, Tel. 3428). Für die Universität unterzeichnet der Kanzler (Einreichung über die Abteilung Finanzen und Controlling).

3.2 Ausgaben

Neben den Bewilligungsrichtlinien der Geldgeber sind grundsätzlich auch die haushaltsrechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen (z. B. Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit gem. LHO).

Alle Rechnungen sind vom Verantwortlichen „sachlich richtig“ zu zeichnen und mit Verbuchungsstelle und Verwendungszweck zeitnah einzureichen.

Die häufigsten Ausgabearten sind:

• Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten, evtl. Tagegeld) und evtl. Honorare für Referent*innen, siehe Rubrik Gäste
• Pausenverpflegung: Pausenverpflegung kann nur aus privaten Drittmitteln und in angemessenem Rahmen bereitgestellt werden (Wasser, Saft, Kaffee, Tee, Gebäck, belegte Brötchen, Butterbrezeln). Näheres dazu siehe Repräsentationsausgaben
• Bereitstellung von Mahlzeiten: Anstatt der Auszahlung des Tagegelds (s. Reisekosten) können im gleichen Wert gemeinsame Mahlzeiten (z. B. Abendessen) eingenommen werden. Ein höherer Satz ist möglich, wenn dieser vom Geldgeber ausdrücklich bewilligt wurde oder nach vorheriger Zustimmung durch die Projektadministration. Trinkgeld ist keinesfalls erstattungsfähig! Näheres dazu siehe Repräsentationsausgaben
• Rahmenprogramm und Dekoration kann nicht finanziert werden, es sei denn der Geldgeber sieht dies ausdrücklich vor oder es stehen freie Drittmittel wie Teilnehmergebühren zur Verfügung.
• Hilfskräfte/ Personal: Einstellungsanträge sind rechtzeitig an die Personalabteilung zu richten
• Bargeldabschlag für Auslagen: Bitte rechtzeitig bei der Projektadministration anmelden. Abholung in der Universitätskasse mittwochs von 9.00 bis 12.00 Uhr. Später rechnen Sie mit einer Auflistung und den Belegen ab.

Für eine reibungslose Zahlungsabwicklung während der Tagung sollte der Verwaltung eine Ansprechperson zur Verfügung stehen, die bei Rückfragen erreicht werden kann.

4. Abrechnung nach Ende der Veranstaltung

Bitte informieren Sie die Projektadministration, wenn alle Zahlungen abgewickelt wurden, damit das Projektkonto abgerechnet werden kann.

Sollten nach Abschluss der Veranstaltung Restmittel zur Verfügung stehen, ist mit der Abteilung Finanzen und Controlling abzuklären, ob und wie die Restmittel weiter verwendet werden können. Im Falle eines Defizits, ist der/die Projektleiter/in für die Deckung verantwortlich.