Die Planung einer Veranstaltung

Die ersten Schritte

Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche  Veranstaltung zusammengestellt. Klären Sie diese Punkte und Sie sind auf einem guten Weg.

Wir vom Veranstaltungsmanagement stehen Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Starten Sie bei großen internationalen Tagungen (zwischen 200 bis 800 Teilnehmende) mindestens 18 Monate vorher, bei kleineren Veranstaltungen spätestens neun Monate vorher, um geeignete Räumlichkeiten an der Universität zu reservieren, Engpässe bei der Hotelbuchung zu vermeiden, Fördermittel zu beantragen und hochkarätige ReferentInnen zu gewinnen.

Termin sorgfältig auswählen

Von der richtigen Terminplanung kann der Erfolg Ihrer Veranstaltung abhängen. Eine unüberlegte Auswahl kann zu Terminkollisionen und somit zu ausbleibenden Teilnehmenden führen. Prüfen Sie deshalb vorher sorgfältig, ob Parallelveranstaltungen in Ihrer wissenschaftlichen Community oder lokale bzw. überregionale Veranstaltungen stattfinden.

Räumlichkeiten frühzeitig anfragen

Die Räumlichkeiten der Universität Konstanz stehen grundsätzlich für wissenschaftliche Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung. Durch die hohe Auslastung während der Vorlesungszeit sind Räume in der Regel nur am Wochenende und in der vorlesungsfreien Zeit verfügbar. Sprechen Sie Ihren Raumbedarf deshalb frühzeitig mit der Lehrraumvergabe ab.

Bedenken Sie bereits bei der Terminauswahl die Verfügbarkeit der Räume.

Finanzierung Ihrer Veranstaltung

Wie finanziert sich Ihre Veranstaltung? Überschlagen Sie zu Anfang die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Welche Teilnahmegebühren, Fördergelder, Einnahmen durch eine Fachausstellung oder Ähnliches stehen zur Verfügung?

Beachten Sie auch, dass Anträge auf Förderung von Veranstaltungen oft frühzeitig zu stellen sind (bei der DFG muss der Antrag beispielsweise zwölf Monate vor dem Veranstaltungstermin eingegangen sein).

Bei der Kalkulation Ihrer Veranstaltung kann Ihnen unsere Finanzplanvorlage hilfreich sein - gern beraten wir Sie auch persönlich.

Übernachtungsmöglichkeiten

Dass Konstanz landschaftlich wunderbar gelegen ist wissen Sie selbst. Das bringt mit sich, dass es von Mai bis September sehr schwierig werden kann, für eine größere Personengruppe geeignete Hotelzimmer zu bekommen. Fragen Sie noch in der Konzeptionsphase bei der Tourist-Information nach einem Hotelkontingent.

Keynote Speaker

Renommierte Referentinnen und Referenten – die es Ihnen einfacher machen Ihre Zielgruppe zu mobilisieren – machen ihre Terminplanung oft für mehrere Monate im Voraus.

Fragen Sie diese deshalb frühzeitig an.

Projektstrukturplan

Sie haben ein grobes Konzept Ihrer Veranstaltung mit den oben genannten Punkten zu- sammengestellt. Gehen Sie jetzt einen Organisationsschritt weiter und bilden das Projekt im Projektstrukturplan ab. So sind alle nötigen Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten und Termine festgehalten.

Zeitplan mit Meilensteinen festlegen

Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, in dem Sie penibel aufführen, was bis wann geregelt sein muss: Auswahl und Einladung von Hauptrednern, Abgabe von Finanzierungsanträgen, Einreichung von Vorschlägen für Vorträge, Programmfestlegung, Teilnehmerregistrierung, Personalrekrutierung oder Abrechnung mit Sponsoren und Drittmittelgebern.

Zielgruppendefinition und Öffentlichkeitsarbeit

Einen Flyer oder eine Website zu entwickeln ist in der Regel notwendig, aber bei weitem nicht hinreichend. Entscheidend sind Ihre Vertriebswege. Wie wird Ihre Zielgruppe auf die Website aufmerksam? Welche Adressdatenbank steht Ihnen zum Versenden der Flyer zur Verfügung? Allgemeine Versandaktionen an Institutionen haben einen großen Streuverlust. Gibt es Erfahrungswerte von vorhergehenden Veranstaltungen? Vielleicht sogar eine Adressdatenbank? Überlegen Sie zudem, welche Personen Sie gezielt ansprechen können.

Gute Organisationsstrukturen schaffen

Legen Sie zu Beginn der Planung fest, wer in das Programmkomitee, das Organisationskomitee und das Sekretariat vor Ort gehört und wer dort welche Aufgaben wahrnimmt. So vermeiden Sie, dass Sie zwar mit der Unterstützung von KollegInnen rechnen, diese das aber eventuell anders verstanden haben. Unterstützung kann 3 Stunden bei der Programmauswahl bedeuten oder 60 Stunden bei der Programmentwicklung. Sprechen Sie im Vorfeld klar über Ihre Erwartungen bezüglich der Projektmitarbeit.

Verwaltungsvorschriften prüfen

Für die Einwerbung beziehungsweise Verwendung von Drittmitteln gibt es juristische Vorgaben. Wer dagegen verstößt, kann strafrechtlich verfolgt werden. Deshalb vorher bei der Haushaltsabteilung nachfragen und gegebenenfalls Drittmittelverfahren durchführen.

Projektziele

Um ein Projekt erfolgreich voranzubringen, sollten Sie im Voraus Ihre Ziele klar definieren. Es ist dafür sinnvoll, die Ziele und Rahmendaten in einer Projektbeschreibung schriftlich festzuhalten und allen ProjektmitarbeiterInnen auszuhändigen. Die wichtigsten Punkte:

Wer?
Organisationskomitee, Projektteam, wissenschaftliche Leitung, organisatorische Leitung, …
Was?
Thema, Ziele, …
Wann?
Termin, zeitlicher Umfang, Zwischenergebnisse, …
Wo?
Veranstaltungsort, Räumlichkeiten, Rahmenprogramm, …
Wie?
Form: Vortrag, Podiumsdiskussion, Arbeitskreis, Postersession...
Warum?
Zweck des Projektes
Für wen?
Zielgruppe (Einzugsgebiet, Alter, Bildung, Beruf, Anzahl, …)
Welche Nicht-Ziele können definiert werden?
Was genau soll im Projekt eigentlich NICHT erreicht werden? Worauf wird verzichtet? (Klare Begrenzung, verhindert ein "Ausufern" des Projekts).
Welche Kennzahlen sind zu erreichen?
Anzahl der Besucher, Finanzen, Öffentlichkeitswirksamkeit, …

Projektstrukturplan

Um Veranstaltungen wirkungsvoll zu planen, ist ein Projektstrukturplan (PSP) (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar) mit kontrollierbaren Teilaufgaben und Arbeitspaketen hilfreich. Der ursprüngliche Projektstrukturplan beantwortet ausschließlich die Frage “Was ist in einem Projekt zu tun?“. Der erweiterte Projektstrukturplan eignet sich gut für komplexe Projekte: Er stellt zudem die Verantwortlichkeit, Mitarbeit, den Termin und Zeitaufwand dar.


Ablaufplan

Der Ablaufplan (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar) ist die Vorstufe des Terminplans und von spezifischen Checklisten (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar). Er legt die Abfolge der einzelnen Arbeitspakete für das Projekt fest. Seine Basis ist der Projektstrukturplan.  

Online-Projektmanagement

Das Rechenzentrum der Universität bietet für universitäre Projekte ein Online-Projektmanagement-Tool auf Basis der Open-Source-Software Redmine an. Diese bietet u.a. folgende Funktionen an:

  • Verwalten von anstehenden Aktivitäten: To-do-Listen, Ziele, offene Punkte und Deadlines, Zuordnung von Zuständigkeiten und Erfassungsmöglichkeit für den Fortschritt bzw. offene und gefällte Entscheidungen
  • Hinterlegen von Dateien zur Dokumentation der verschiedenen Schritte
  • Projektbezogenes Wiki zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten
  • Diskussionsforen
  • Projektzeiterfassung