FAQ Prozessportal

Allgemein

1. Was ist das Prozessportal?

Das Prozessportal dient der Veröffentlichung von Prozessen und ermöglicht den Zugriff auf grafische Prozessdarstellungen aus allen universitären Bereichen, die gemeinsam mit den Prozessbeteiligten erarbeitet und mit Hilfe der Modellierungssprache BPMN (s. Frage 3) dokumentiert wurden. Auch alle für den Ablauf notwendigen Informationen, wie z. B. Dokumente, die Angabe und Beschreibung von beteiligten Rollen sowie Organigramme finden Sie ebenfalls im Prozessportal. 

2. Warum hat die Universität Konstanz ein Prozessportal?

Die Vorteile des Prozessportals liegen darin, dass

  • Sie durch die grafische Darstellung einen schnellen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte erhalten,
  • Abläufe klar dargestellt und Zuständigkeiten definiert sind,
  • ggf. ausführliche Beschreibungen zu den einzelnen Aufgaben hinterlegt sind,
  • die Einarbeitung von neuen MitarbeiterInnen vereinfacht wird,
  • Dokumente - auch über eine Suchfunktion - einfach gefunden werden können,
  • AnsprechpartnerInnen für konkrete Fragen angegeben sind,
  • Transparenz geschaffen wird.

3. Nach welchen Regeln sind die Prozesse im Prozessportal abgebildet?

Die Prozesse sind in der Modellierungssprache BPMN (Business Process Model and Notation) dargestellt. Um die Prozesse möglichst einfach und einheitlich zu gestalten, gibt es spezifische Modellierungskonventionen der Universität Konstanz.

4. Was ist ein Prozessdiagramm?

Ein Prozessdiagramm ist die grafische Darstellung eines Ablaufs. Ausführliche Beschreibungen in Textform sind, wo notwendig, hinterlegt.

5. Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte gibt einen Überblick über relevante Prozesse bzw. Themengebiete und zeigt ggf. deren Wechselwirkung untereinander. Jedes Themengebiet auf der obersten Ebene (der Startseite) wird auf einer/mehreren weiteren Prozesslandkarte/n näher aufgeschlüsselt. Die Prozesslandkarten dienen gleichzeitig zur Navigation von der obersten Ebene der Prozesslandkarte zur Prozessdarstellung.

6. Was sind Prozessverantwortliche?

Prozessverantwortliche haben die strategische Verantwortung für einen Prozess und geben diesen nach dem Freigabeverfahren frei.

7. Was sind Prozesszuständige?

Prozesszuständige sind an entscheidender Stelle in den Prozess eingebunden und haben aufgrund ihrer Rolle im Prozess einen sehr guten Gesamtüberblick über den Ablauf. Mit den Prozesszuständigen wird der Erstentwurf jedes Prozessdiagramms erarbeitet. Sie sind die ersten Ansprechpersonen für die ModelliererInnen bei inhaltlichen Fragen. Zudem haben sie die Aufgabe, bei Änderungen im Ablauf oder von hinterlegten Dokumenten gemeinsam mit den zuständigen ModelliererInnen die Prozessdarstellung zu aktualisieren.

8. Wie funktioniert die Prozessentwicklung und was sind Freigabestufen?

Alle im Prozessportal dokumentierten Abläufe sind in einem definierten Entwicklungs- und Freigabeverfahren entstanden. Dieses beginnt mit dem Erstentwurf und endet mit der Freigabe. Die Prozesse sind in allen Freigabestufen im Portal veröffentlicht. Den Status erkennen Sie in der Steckbrief-Ansicht.

Je nach Prozessart und Bedarfen

  • ist mit der Dokumentation des Prozesses nur der/die Prozesszuständige oder eine Prozessgruppe mit VertreterInnen  aus allen betroffenen Bereichen befasst
  • erfolgt die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder den/die FachbereichsreferentIn oder durch ein Rektoratsmitglied.

Details können Sie der Prozessdarstellung zur Prozessentwicklung und –freigabe entnehmen.

9. Wer betreut das Prozessportal?

Das Prozessportal wird betreut und kontinuierlich ausgebaut von der Stabsstelle Qualitätsmanagement, Ansprechpartnerin: Melanie Steinwand.

Zugriff und Login

10. Wie kann ich auf das Prozessportal zugreifen?

Für den Zugriff benötigen Sie einen aktuellen Webbrowser (z.B. Firefox, Chrome, Safari) und eine Internetverbindung. Das Prozessportal ist über https://prozessportal.uni-konstanz.de erreichbar.

Das Prozessportal ist verfügbar, wenn Sie sich im Uni-Netz befinden oder über einen VPN-Client darauf zugreifen.

Inhalt und Nutzung

11. Zu welchen Themengebieten gibt es Prozesse?

Sie finden im Prozessportal Abläufe aus allen universitären Bereichen, strukturiert in folgenden Kategorien:

  • Übergreifende Prozesse (z. B. Berufungsverfahren, Internationales, Qualitätsmanagement und Controlling)
  • Studium und Lehre (z. B. Abläufe zur Studiengangentwicklung, Bewerbungs- und Zulassungsverfahren)
  • Forschung (z. B. Förderprogramme von DFG/BMBF/EU, Wirtschaftskooperationen)
  • Nachwuchsförderung (z. B. Promotionsverfahren)
  • Personal: (z. B. Einstellung von MitarbeiterInnen, Beantragung der Elternzeit, Beantragung einer Nebentätigkeit)
  • Bibliothek, Infrastruktur- und Dienstleistungen: z. B. Abläufe aus dem Facility Management oder zur Arbeitssicherheit
  • Finanzen (z. B. Werk-/Honorarverträge)

12. Wie finde ich meinen Prozess?

 Gesucht werden kann

  • über die Prozesslandkarte durch Klick auf das Plus-Zeichen
  • über die Ordnerstuktur in der Übersichtsleiste links (ggf. aufklappen durch Klick auf den Pfeil)
  • über die Suchfunktion: Geben Sie dazu im Suchfeld oben links das gewünschte Schlagwort ein, z. B. "zulassungsbeschränkte Studiengänge". Unter dem Suchfeld werden in der aufklappbaren Übersichtsleiste die gefundenen Prozesse aufgelistet.

13. Was finde ich im Glossar?

Im Rollen-Glossar finden Sie eine ausführliche Beschreibung und wichtige Links zu den verwendeten Rollen (Organisationseinheiten, FunktionsträgerInnen, Gremien).

Im Dokumente-Glossar finden Sie wichtige Dokumente der Verwaltungsabteilungen. Auch hier kann die Suchfunktion (s. "Wie finde ich meinen Prozess?") verwendet werden. 

14. Warum finde ich nicht den gewünschten Ablauf?

s. Frage 12 oder Frage 15.

15. Wie kann ich bei Bedarf Prozesse aufnehmen lassen oder bestehende Prozesse aktiv mitgestalten?

Das Prozessportal wird kontinuierlich weiterentwickelt. Das bedeutet, dass bestehende Prozesse laufend aktualisiert werden und außerdem neue Prozesse dokumentiert und veröffentlicht werden. Bei Interesse oder Notwendigkeit, einen Prozess aufzunehmen, wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle QM (Melanie Steinwand, -3945). Falls Sie einen bestehenden Prozess verbessern oder Hinweise und Anregungen haben, können Sie auch gerne die Kommentarfunktion im Portal nutzen. 

16. Welche Informationen finde ich in einer Prozessdarstellung?

  • einzelne Aufgaben
  • ggf. ausführliche Beschreibungen zu den Aufgaben
  • Erläuterungen zu den Rollen
  • Dokumente
  • Ansprechpartner

Siehe dazu die Übersicht zur Nutzung des Prozessportals (Inhalt und Nutzung).

Hilfe, Kommentare, Anregungen

17. An wen wende ich mich…

18. Woher weiß ich, was die einzelnen Elemente überhaupt bedeuten?

Die meisten Elemente sind selbsterklärend. Eine Legende zu den verwendeten Symbolen finden Sie unterhalb der Darstellung. 

19. Wie gebe ich Feedback zu einzelnen Prozessdarstellungen oder anderen Inhalten des Prozessportals (Änderungsvorschläge, Korrekturhinweise)?

Sie können im Prozess Kommentare zu den Tasks, Ereignissen und auch zu den Rollen hinterlegen. Dazu klicken Sie einfach auf das jeweilige Element und wählen im neu geöffneten Fenster „Kommentare“ aus. In dem Feld können Sie nun Ihren Kommentar abgeben und durch „Hinzufügen“ speichern. Alle existierenden Kommentare zum jeweiligen Prozess finden Sie unter „Kommentare“ unterhalb der Darstellung. Ihre Kommentare werden regelmäßig gelesen und bearbeitet.

Gerne können Sie der Stabsstelle Qualitätsmanagement auch Ihr Feedback zum Prozessportal allgemein oder zu einzelnen Abläufen telefonisch oder per E-Mail zukommen lassen. Bitte wenden Sie sich dafür an Melanie Steinwand (-3945).