Abläufe identifizieren, gestalten, verbessern und dokumentieren

Prozessmanagement ist fester Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems an der Universität Konstanz.

Unser Ziel ist es,

  • eindeutige Abläufe mit klar definierten Zuständigkeiten zu schaffen und zu dokumentieren,
  • Abläufe zu verbessern,
  • WissenschaftlerInnen durch eindeutige und optimierte Prozesse von Verwaltungsaufgaben zu entlasten,
  • Unsicherheiten in der Qualifizierungsphase durch transparente Verfahren zu minimieren und
  • Schnittstellen zwischen verschiedenen organisatorischen Einheiten zu klären.

Wie gehen wir vor?

  1. Wir besprechen mit einer prozesskundigen Person den Ablauf und visualisieren diesen als ersten Entwurf.
  2. In einer Prozessgruppe stimmen wir mit allen Beteiligten Schnittstellen ab und überprüfen, ob Standardisierungen oder Verbesserungen (organisatorischer Art oder durch IT-Unterstützung) möglich sind.
  3. Der oder die Prozessverantwortliche gibt den Prozess frei.

Auf diesem Weg erarbeitete Prozessdiagramme veröffentlichen wir im Prozessportal der Universität Konstanz – vom Entwurf bis zum freigegebenen Prozess. 

Das Prozessportal - ein Wissensmanagementsystem für die Universität Konstanz

Das Portal bildet Prozesse aus allen Leistungsbereichen der Universität ab: Forschung, Nachwuchsförderung, Studium und Lehre, Personal, Finanzen, Infrastruktur und aus übergreifenden Themengebieten. Die grafischen Prozessdarstellungen enthalten weiterführende Informationen, wie zugehörige Dokumente, ausführliche Aufgabenbeschreibungen und Ansprechpersonen.

Vorteile:

  • Übersichtliche Darstellung von Abläufen aus allen universitären Bereichen
  • Suchfunktion für Dokumente/Formulare/Checklisten
  • Ansprechpersonen für konkrete Fragen
  • Vereinfachte Einarbeitung von neuen MitarbeiterInnen
  • Transparenz und Verständnis für Abläufe in anderen Abteilungen

Kontinuierlicher Ausbau – Sie sind gefragt!

Die Stabsstelle QM nimmt Prozesse aus den verschiedenen Bereichen kontinuierlich neu auf. Hierbei ist der Bedarf aus den Fachbereichen und Abteilungen ausschlaggebend. Ihre Rückmeldungen zu bestehenden Prozessen brauchen wir, damit das Portal aktuelle Informationen bietet und Änderungen der Abläufe anpasst.

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie einen Prozess zur Aufnahme vorschlagen wollen oder wenn Sie Verbesserungsvorschläge, Hinweise, Anregungen zu bestehenden Prozessen haben. Dafür können Sie gerne auch die Kommentarfunktion im Portal selbst nutzen.