Datenschutzinformation gem. Art. 13 DS-GVO für die Nutzung von Zoom

Stand: Juli 2020

Die Universität Konstanz nutzt den Videokonferenzdienst „Zoom“ für die Durchführung von Lehre, Wissenschaft und Selbstverwaltung. Es werden online-Lehrveranstaltungen, Prüfungen und dienstliche Besprechungen (im Folgenden „Online-Veranstaltungen“) in Situationen eingesetzt, in denen Präsenzveranstaltungen nicht möglich sind oder behördliche Empfehlungen davon abraten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und gestalten dies in transparenter Weise. Daher erläutern wir Ihnen mit der Datenschutzinformation, welche Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokonferenzdienstes Zoom verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartner sowie Ihre Rechte.

I.       Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten (Artikel 37 DSGVO)

Der Datenschutzbeauftragte (Artikel 37 DSGVO) des Verantwortlichen ist:

N. N. 
E-Mail

Website: Datenschutzbeauftragter

II.         Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität Konstanz
vertreten durch die Rektorin Prof. Dr. Katharina Holzinger
Universitätsstraße 10
78464 Konstanz
Tel.: +49 7531 88-0
E-Mail

Website

III. Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung

Wenn Sie an einer Online-Veranstaltung der Universität Konstanz unter Einsatz des Dienstleisters „Zoom“ teilnehmen, werden bei der Anmeldung zu einer Online-Veranstaltung die Daten aus der Eingabemaske an „Zoom“ übermittelt. Der Umfang der Daten hängt dabei davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme der Online-Veranstaltung machen.

Bei dienstlichen Zoom-Konten werden nach dem Login und der Bestätigung durch den Nutzer (Anmeldevorgang) folgende Daten an Zoom übertragen:

  • der vollständige Name (Anzeigename) sowie Vorname(n) und Nachnamen als getrennte Felder;
  • Spracheinstellung;
  • Fachbereich;
  • die dienstliche E-Mail-Adresse der Person;
  • der Name der Einrichtung „Universität Konstanz“.

Der Umfang der weiteren durch Zoom durchgeführten Datenverarbeitung richtet sich nach den unterschiedlichen Gruppen betroffener Personen, bei denen unterschiedliche Datenkategorien verarbeitet werden. Dabei ist zwischen den Nutzern und Nutzerinnen von Zoom (u.U. Benutzerprofil, Metadaten, Aufzeichnungsdaten, Inhaltsdaten und Telefoniedaten), in der Kommunikation unter Umständen erwähnten weiteren Personen (u.U. Aufzeichnungsdaten und Inhaltsdaten) und Beschäftigten im Einkauf, Haushaltsabteilung sowie KIM (Vertragsdaten) zu unterscheiden:

Datenkategorie Bezeichnung der Daten
Benutzerprofil Daten, die durch den Anmeldevorgang übermittelt werden wie der Name (hier kann auch ein Aliasname verwendet werden)
Metadaten  Meeting-Metadaten: Thema und Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahmen, Beschreibung des Meetings (optional), Chat-Status, Teilnehmer-IP-Adressen, ggf. Mac-Adressen und andere Geräte-IDs; ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Rechenzentrum; Geräte-/Hardware-Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung usw.
Aufzeichnungsdaten Meeting-Aufzeichnungen: Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden. Auf eine eventuelle Aufzeichnung werden die Teilnehmer und Teilnehmerinnen hier gezielt hingewiesen.
Inhaltsdaten  Chat-Protokolle
Telefoniedaten Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Ggf. Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, Notfallkontaktnummer, Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, Mac-Adresse des verwendeten Geräts
Vertragsdaten Rechnungs- und Beschaffungsdaten

 Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Online-Kommunikation über Webkonferenzen.

IV. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir setzen den Dienst Zoom sowohl in der Lehre als auch in der allgemeinen Verwaltungsarbeit ein. Die einschlägige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Einsatzgebiet.

Zum einen verarbeiten wir die Daten von Studierenden und anderen Mitgliedern sowie Angehörigen, die nicht in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis zu ihr stehen, für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen und Besprechungen. Die Verarbeitung dieser Daten zur Erfüllung dieser im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich. Die Rechtsgrundlage für den Bereich der Lehre ist mithin Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG) und §§ 2, 12 Landeshochschulgesetz (LHG).

Zum anderen verarbeiten wir die Daten von Beschäftigten, soweit dies für die Erfüllung der Ihnen übertragenen Aufgaben und somit für die Durchführung des Dienstverhältnisses erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 15 Absatz 1 LDSG und §§ 83 ff. Landesbeamtengesetz BW, da die Datenverarbeitung für die Durchführung des Dienstverhältnisses erforderlich ist.

Weiterhin können Daten im Rahmen eines Vertragsverhältnisses verarbeitet werden, etwa bei Videokonferenzen im Rahmen von Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen oder zur Erfüllung von Verträgen, Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. b) DS-GVO.

V.        Dauer der Speicherung

Auch wenn Sie von Ihren unten stehenden Rechten keinen Gebrauch machen, werden Ihre Daten bei nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.

Wird die Online-Veranstaltung ausnahmsweise aufgezeichnet werden die Daten des Audio- und Videostreams sowie die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Sitzung hinaus so lange gespeichert, wie es Ihnen vor Aufzeichnung mitgeteilt wurde.

VI. Empfänger

Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten, die die Daten für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Weitere Empfänger existieren für den Fall, dass wir gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet sind.

Als externer Empfänger erhält im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses unser Dienstleiter Connect4Video die Daten und verarbeitet diese, Kontakt: Connect4Video GmbH, Nibelungenstraße 28, 65428 Rüsselsheim, E-Mail

Connect4Video setzt zur Bereitstellung der Dienste Zoom als Subauftragnehmer ein. Im Rahmen der Nutzung von Zoom werden personenbezogene Daten außerhalb der EU / des EWR verarbeitet. Zoom Video Communications, Inc. ist für Non-HR-Daten für das Privacy Shield zertifiziert, was dem Unternehmen für personenbezogene Daten, die nicht als Beschäftigtendaten zu klassifizieren sind, ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des Artikels 45 DS-GVO bescheinigt und erforderliche Übermittlungen rechtlich zulässig macht.

VII. Allgemeine Hinweise

Bitte beachten Sie unsere allgemeine Datenschutzinformation im Footer unserer Webseite.

Unsere Bemühungen um den Datenschutz unterliegen einer kontinuierlichen Prüfung und Verbesserung, so dass auch diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit anpasst wird. Eine aktuelle Fassung finden Sie jeweils auf unserer Webseite zu dem angebotenen Dienst.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei dessen Besuch erneut personenbezogene Daten verarbeitet werden.

VIII. Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

In diesem Fall verarbeiten wir diese Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige, Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

IX.       Rechte der betroffenen Personen

  • Sie haben das Recht, von der Universität Konstanz Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen.
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
  • Erfolgt der Widerspruch im Rahmen eines Vertragsverhältnisses kann dies zur Folge haben, dass eine Vertragsdurchführung nicht mehr möglich ist.
  • Bitte wenden Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte an den Datenschutzbeauftragten, E-Mail
  • Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.