Scrabble mit Begriffen aus der Antragstellung

Hinweise zur Kostenkalkulation

Kosten bedarfsgerecht planen und projektspezifisch begründen

Ein sorgfältig durchdachter und überzeugend begründeter Finanzplan garantiert zusammen mit der Arbeits- und Zeitplanung die Durchführbarkeit des vorgeschlagenen Projekts.

Dabei sollten die beantragten Mittel weder übertrieben hoch noch betont sparsam, sondern den Erfordernissen des Forschungsvorhabens entsprechend bedarfsgerecht kalkuliert werden. Die wichtigsten Kostenarten, Berechnungsgrundlagen und Kalkulationsbeispiele sind auf dieser Seite zusammengestellt.

Grundausstattung und Eigenanteil

Nicht alle im Rahmen eines Forschungsvorhabens anfallenden Kosten sind auch förderfähig. Die meisten Drittmittelgeber schließen Leistungen und Gegenstände, die der Grundausstattung einer Universität zugerechnet werden, aus der Förderung aus. Dazu gehören insbesondere:

  • Räume
  • allgemeine Institutseinrichtung wie Büromöbel, Telefon, Handwerkzeug, Schutzbekleidung etc.
  • Büromaterial, Porto und Fernmeldegebühren
  • Betriebs- und Wartungskosten wie Strom, Gas, Wasser, Kühlmittel, Wartungsverträge etc.
  • Geräte, die zur zeitgemäßen Ausstattung des jeweiligen Faches gehören, einschließlich Computer und Software

Stehen in der Arbeitsgruppe keine Ressourcen zur Verfügung, sollten Sie möglichst frühzeitig mit Ihrem Fachbereich die Bereitstellung von Raum und Infrastruktur besprechen. Zudem kann es sinnvoll sein, im Antrag die von der Universität eingebrachten, aber nicht in Rechnung gestellten Ressourcen als Eigenbeitrag zum Forschungsvorhaben auszuweisen.

Personalkosten

Gibt der Drittmittelgeber keine eigenen Stellensätze vor, dienen die von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) jährlich aktualisierten Personalmittelsätze als Referenz für die Kalkulation der an deutschen Universitäten üblichen Personalkosten. Zum Stellenumfang von Doktorandinnen und Doktoranden informiert die DFG in ihren Hinweisen zur Promovierendenbezahlung.

Kostenkalkulation von Hilfskräften an der Universität KonstanzStundensatz
Studentische Hilfskraft im Bachelorstudium11,63 €
Wissenschaftliche Hilfskraft mit Bachelorabschluss im konsekutiven Masterstudium (maximal 40 Stunden pro Monat)13,67 €
Wissenschaftliche Hilfskraft mit Master- oder Diplomabschluss17,96 €

Erläutern Sie für jede beantragte Personalstelle, welche Aufgaben von der jeweiligen Person übernommen werden sollen, welche Qualifikationen hierzu erforderlich sind und was die gewählte Personalkategorie (Postdoc, DoktorandIn, Hilfskraft etc. ) rechtfertigt. Ist der/die künftige StellenInhaberIn bereits bekannt, erklären Sie seine/ihre besondere Eignung für das Projekt.

Personalkosten in Projekten des Bundes

Bei allen Förderausschreibungen des Bundes müssen Personalkosten bedarfsgerecht kalkuliert werden. Der Forschungssupport übernimmt das gern für Sie. Bitte wenden Sie sich frühzeitig an uns!

Sachmittel und Geräte

Alle für das beantragte Projekt nötigen Materialien, Geräte und sonstige Kosten wie etwa Gebühren oder zu zahlende Honorare sollten so präzise wie möglich beziffert werden. Für Verbrauchsmittel geben Sie bitte Mengengerüst und Einzelpreise  statt pauschalisierter Summen an.

Übernimmt der Drittmittelgeber nur die während der Projektlaufzeit anfallenden Abschreibungskosten  eines Geräts, muss die Gesamtfinanzierung durch Eigenmittel abgesichert werden. Die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle AV) informiert über die jeweils geltende Abschreibungsdauer.

Reisen

Sofern der Drittmittelgeber keine eigenen Berechnungsmodelle oder Länderpauschalen vorgibt, können Sie zur Finanzierung von Reisen die folgenden Kosten ansetzen:

  • Bei Inlandsreisen 24 Euro Tagegeld + 80 Euro Übernachtungsgeld.
  • Für Auslandsreisen gelten die in der Auslandsreisenkostenverordnung des Landes (LAVRO) festgelegten Sätze für Tage- und Übernachtungsgeld.
  • Fahrtkosten innerhalb Deutschlands berechnen Sie angelehnt an eine Bahnfahrt 2. Klasse. Bei Auslandsreisen lässt sich über Flugbörsen ein Durchschnittspreis ermitteln. Um Preisschwankungen auszugleichen, sollten die Summen leicht aufgerundet werden.
  • Sonstige Kosten, wie etwa: Tagungsgebühren, Honorare, öffentliche Verkehrsmittel vor Ort, Eintrittsgelder etc.

Entscheidend ist auch hier, dass die Reisen im Arbeitsplan verankert sind und Sie Notwendigkeit und Dauer gut begründen.

Veranstaltungen

Workshops, Tagungen oder Sommerschulen können Teil eines grösseren Forschungsvorhabens oder eigenständige Veranstaltungen sein. In beiden Fällen lassen sich Fördermittel im Rahmen eines Projekt- oder Einzelantrags einwerben. Allerdings gilt auch hier, dass nicht alle entstehenden Kosten notwendigerweise förderfähig sind. Unterstützt werden in der Regel:

  • Reise- und Aufenthaltskosten für aktive TeilnehmerInnen
  • Raummiete
  • in begrenztem Umfang Personalkosten, die bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung entstehen
  • in begrenztem Umfang Sachkosten, sofern sie die wissenschaftlichen Teile der Veranstaltung betreffen (Drucksachen, Ausstattungsgegenstände etc.)

Von der Drittmittelförderung ausgeschlossen sind oft Honorare, Bewirtungskosten und Kosten für das Rahmenprogramm. Um diese Bereiche abzudecken, braucht es alternative Finanzierungsquellen wie Sponsoring, Einnahmen aus Teilnahmegebühren oder Eigenmittel.

Bei der Planung Ihrer Veranstaltung, dem Erstellen eines Kostenplans und der Suche nach alternativen Finanzierungsmöglichkeiten berät Sie das Veranstaltungsmanagement. Der Forschungssupport unterstützt Sie beim Einwerben von Drittmitteln.

Kalkulationsbeispiele

www.CartoonStock.com
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Durchführung einer Studie

Zur Durchführung der Studie werden 90 Personen und 15 Ersatzpersonen rekrutiert. Die übliche Aufwandsentschädigung beträgt 5 Euro pro 30 Minuten, für Ersatzpersonen pauschal 5 Euro.

90 x 30 Minuten Befragung

45 x 30 Minuten Kontrollinterview

Gesamtkosten: 750 Euro

90 x 5 € + 45 x 5 € + 15 x 5 €

Verbrauchsmaterial

Die im Rahmen der Arbeitspakete 2 und 3 jährlich anfallenden Laborkosten setzen sich zusammen aus:

ca. 50 l Flüssigkeit X (Preis pro Liter: 5 Euro) = 250 Euro

ca. 300 Glasbehälter Y (Preis pro Stück: 0,50 Euro) = 150 Euro

...

Jährliche Kosten: 400 Euro

Gesamtkosten bei einer Projektlaufzeit von 3 Jahren:

3 x 400 Euro = 1.200 Euro

Berechnung der Abschreibungskosten

Zur Durchführung des Forschungsvorhabens wird ein Spezialmikroskop des Typs XY von Hersteller Z benötigt. Gemäss dem beiliegenden Kostenvoranschlag betragen die Anschaffungskosten 150.000 Euro. Die Abschreibungsdauer des Geräts liegt bei 13 Jahren. Es werden die im Rahmen der fünfjährigen Projektlaufzeit anfallenden Kosten beantragt, die verbleibende Abschreibungssumme kann aus Eigenmitteln finanziert werden:

150.000 Euro : 13 Jahre x 5 Jahre Projektlaufzeit: 57.692,31 Euro

Antragssumme: 57.692 Euro

Basisangaben zu jeder beantragten Reise

Zweck der Reise: Konferenz- oder Archivreise, Forschungsaufenthalt, Einladung eines Gastes etc.

Reiseziel

Anzahl, gegebenenfalls Namen der reisenden Personen

Aufenthaltsdauer

Fahrtkosten (geschätzt)

Tage- und Übernachtungsgeld

Sonstige Kosten

Gesamtkosten pro Reise und Person