Allgemein

Was ist das Controllingdatenportal?

Das Controllingdatenportal ist ein umfassendes Business Intelligence System für die Universität Konstanz. Das webbasierte Portal ermöglicht die systematische Analyse, Auswertung und Darstellung von Daten in elektronischer Form.

Wozu benötige ich das Controllingdatenportal?

Das Controllingdatenportal ermöglicht Ihnen die webbasierte Abfrage von Daten aus allen Leistungsbereichen der Universität. Das Portal erlaubt beispielsweise den flexiblen Abruf von aggregierten Studierenden-, Publikations-, Drittmittel- und Promovierendenzahlen (auch als Zeitreihe). Darüber hinaus können Sie auf Detailberichte zugreifen, die einen strukturierten Überblick über Vertragslaufzeiten, Projektbudgets und freie Stellen ermöglichen.

Welche Ziele verfolgt die Universität mit der Nutzung einer Business Intelligence?

Ziel des Business Intelligence Systems ist die effizientere Erfüllung interner und externer Berichtspflichten (z.B. Monitoringberichte Studium & Lehre, Belieferung von Rankings, Berichte an Geldgeber), um die zunehmenden Aufwände des Berichtswesens zu reduzieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität, die zentral oder dezentral mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Managementaufgaben befasst sind, sollen durch die Verfügbarkeit und Auswertbarkeit der Daten in ihrer Arbeit unterstützt werden. Die Strategie- und Steuerungsfähigkeit der Universität wird dadurch auf allen Ebenen signifikant erhöht.

Wer hat Zugriff auf das Controllingdatenportal?

Das Portal steht allen Beschäftigten der Universität Konstanz entsprechend dem Rechte- und Rollenkonzept als Self-Service-BI zur Verfügung.

Welche Abteilungen sind für das Controllingdatenportal verantwortlich?

Die Stabsstelle Controlling realisiert gemeinsam mit dem Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum (KIM) das Business Intelligence System für die Universität Konstanz.

Zugriff und Login

Wie kann ich auf das Controllingdatenportal zugreifen?

Sie benötigen für den Zugriff auf das Controllingdatenportal einen aktuellen Webbrowser (z. B. Firefox, Chrome, Safari) sowie ein mit dem Internet verbundenes Gerät (PC, Laptop, Tablet, Smartphone). Sie erhalten damit über folgende URL Zugriff auf das Controllingdatenportal: www.controllingdaten.uni.kn

Der Zugriff auf das Portal ist aus Sicherheitsgründen nur aus dem internen Netz der Universität von Ihrem Arbeitsplatz-PC aus möglich. Sie können sich auch von anderen Standorten mit beliebigen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone) und verschiedenen Betriebssystemen (Windows, iOS, Android, Linux) in das Controllingdatenportal einloggen. In diesem Fall ist allerdings eine vorherige Verbindung über die VPN-Anwendung der Universität (Cisco AnyConnect) notwendig. Für iOS und Android steht darüber hinaus eine App in den jeweiligen App Stores kostenlos zur Verfügung.

Wie lautet mein Benutzername und mein Passwort?

Alle MitarbeiterInnen der Universität Konstanz können sich ohne vorherige Freischaltung mittels vorname.nachname und ihrem E-Mail-Passwort in das Controllingdatenportal einloggen.

Der gleichzeitige Login von verschiedenen Geräten ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der Ihnen den Abbruch der zweiten noch offenen Sitzung ermöglicht. Bitte nutzen Sie das Controllingdatenportal nur auf Geräten, die den Sicherheitsvorschriften der Universität entsprechend eingerichtet und konfiguriert wurden.

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Sie können Ihr Passwort zentral in der Kontoverwaltung des Rechenzentrums ändern. Bitte beachten Sie, dass sich dadurch auch das Passwort für andere Dienste der Universität (z. B. SoGo) ändert.

Kann ich das Controllingdatenportal außerhalb des Campus nutzen?

Sie können das Controllingdatenportal auch außerhalb des Universitätsnetzes von anderen Standorten aus nutzen, indem Sie vorher eine Verbindung über die VPN-Anwendung der Universität (Cisco AnyConnect) herstellen.

Kann ich das Controllingdatenportal auf Smartphones oder Tablets nutzen?

Sie können auf mobilen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone) über den mitgelieferten Webbrowser (z. B. Chrome, Firefox, Safari) direkt auf die URL des Controllingdatenportals zugreifen: www.controllingdaten.uni.kn. Das Portal ist für unterschiedliche Displaygrößen optimiert und passt sich flexibel dem entsprechenden Endgerät an.

Noch komfortabler ist der Zugriff über eine App des Softwareherstellers, die für iOS und Android kostenlos in den jeweiligen App Stores zur Verfügung steht. Tragen Sie in der App einfach folgende Verbindungsdetails ein, um mobil auf das Controllingdatenportal zuzugreifen.

Connection name: Controllingdatenportal

User name: vorname.nachname

Password: *******

Server adress: https://www.controllingdaten.uni.kn

Organisation:

Connection Input: 10

Aktualität und Herkunft der Daten

Welche operativen Systeme stellen Daten für das Controllingdatenportal zur Verfügung?

Die Auswertungen und Berichte im Controllingdatenportal basieren auf Daten, die aus unterschiedlichen operativen Vorsystemen extrahiert und im Data Warehouse der Universität zusammengeführt und aufbereitet werden.

Studium & Lehre

  • Bewerbungsprozess: HISinOne APP (Studentische Abteilung)
  • Studierende: HIS SOS GX (Studentische Abteilung)
  • Prüfungen: HIS POS GX (Studentische Abteilung)
  • Incomings: HIS SOS GX (Studentische Abteilung)
  • Outgoings: Mobility Online (International Office)
  • Befragungsergebnisse: EvaSys (Qualitätsmanagement)

Forschung

  • Publikationen: KOPS (KIM)
  • Zitationen: Google Scholar, Web of Science, Microsoft Academic Search (Controlling)
  • Patente: wtt-it (Haushaltsabteilung)
  • Forschungsmetadaten: HIS LSF GX (KIM)

Nachwuchsförderung

  • Promotionen: ProKon (Studentische Abteilung)
  • Habilitationen. HabilKon (Studentische Abteilung)
  • Postdocs: HIS SVA GX (Personalabteilung)

Gleichstellung

  • Berufungsverfahren: BV DB (Referat für Gleichstellung und Familienförderung)

Finanzen

  • Finanz- und Sachmittel: HIS FSV GX (Haushaltsabteilung)
  • Kosten- und Leistungsrechnung: HIS COB GX (Haushaltsabteilung)

Personal

  • Stellen und Personal: HIS SVA GX (Personalabteilung)

Infrastruktur

  • Räume und Flächen: MORADA (Facility Management)

Wie aktuell sind die abrufbaren Daten?

Die im Controllingdatenportal abrufbaren Daten werden jede Nacht aus den operativen Vorsystemen entladen. Die heute abgerufenen Daten basieren demnach auf dem letzten Stand des vorherigen Arbeitstages. Nur Zitationsdaten für KOPS-Publikationen aus Google Scholar, Web of Science und Microsoft Academic Search werden lediglich quartalsweise aktualisiert.

Wer ist in den Fachabteilungen für fachliche Rückfragen zuständig?

Für spezielle fachliche Rückfragen stehen Ihnen neben dem Team der Stabsstelle Controlling auch spezifische AnsprechpartnerInnen in den verschiedenen Fachabteilungen zur Verfügung:

Studium & Lehre

  • Bewerbungsprozess: Thomas Piekorz (Studentische Abteilung)
  • Studierende: Thomas Piekorz (Studentische Abteilung)
  • Prüfungen: Thomas Piekorz (Studentische Abteilung)
  • Incomings: Ursula Lindel (International Office)
  • Outgoings: Ursula Lindel (International Office)
  • Befragungsergebnisse: Hanja Blendin und Johanna Vogt (Stabsstelle Qualitätsmanagement)

Forschung

  • Publikationen: Susanne Bohner (KIM)
  • Zitationen: Monika May (KIM)
  • Patente: Mark Höper (Haushaltsabteilung)
  • Forschungsmetadaten: Stefanie Preuß (Forschungssupport)

Nachwuchsförderung

  • Promotionen: Thomas Piekorz (Studentische Abteilung)
  • Habilitationen: Thomas Piekorz (Studentische Abteilung)
  • Postdocs: Catherine Lawal (Personalabteilung)

Gleichstellung

  • Frauenanteile: Tanja Edelhäußer (Referat für Gleichstellung und Familienförderung)

Finanzen

  • Haushaltsmittel: Petra Walk (Haushaltsabteilung)
  • Drittmittel: Team Projektadministration (Haushaltsabteilung)
  • Kosten- und Leistungsrechnung: Judith Lüdeke (Haushaltsabteilung)

Personal

  • Stellen und Personal: Catherine Lawal (Personalabteilung)

Infrastruktur

  • Räume und Flächen: Tobias Neth (Facility Management)

Hilfe und Support

Kann ich ohne Vorkenntnisse schnell und unkompliziert Daten im Controllingdatenportal abrufen?

Das Controllingdatenportal bietet Ihnen einen komfortablen und nutzerfreundlichen Zugang zu steuerungsrelevanten Daten der Universität. Viele grundlegende Funktionen sind intuitiv und selbsterklärend. Für den erstmaligen Zugriff empfiehlt sich ein Blick in die Schnellstartanleitung, die Sie bei Ihren ersten Schritten im Controllingdatenportal unterstützt. Ausführlichere Hilfestellungen und Hintergrundinformationen stehen Ihnen darüber hinaus zur Verfügung (Glossar, Handbuch). Die vielfältigen Möglichkeiten des Controllingdatenportals lernen Sie am besten im Rahmen einer Schulung kennen, die Sie im Fortbildungsprogramm der Universität im Bereich "Arbeitsprozesse & internes Know How" finden.

Gibt es einen Online-Kurs, der mir die Bedienung des Controllingdatenportals in wenigen Schritten erklärt?

Ihnen steht innerhalb des Portals eine kurze Einführungstour zur Verfügung, die Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Inhalte des Controllingdatenportals ermöglicht. Das entsprechende Storyboard finden Sie nach dem Login, indem Sie im Suchfeld oben rechts einfach „Willkommen“ eintippen und auf den Suchbutton (Lupe) klicken. Öffnen Sie anschließend die Einführungstour „Willkommen im Datenportal“.

Kann ich den richtigen Umgang mit dem Controllingdatenportal gezielt lernen?

MitarbeiterInnen der Universität Konstanz stehen verschiedene Hilfestellungen, Schulungen und Hintergrundinformationen zur Verfügung, um den Umgang mit dem Controllingdatenportal zu lernen.

  • Die übersichtliche Schnellstartanleitung bietet neuen NutzerInnen einen gut strukturierten Einstieg in die ersten Schritte innerhalb des Controllingdatenportals.
  • Der Glossar erläutert wichtige Kennzahlen sowie Berichtsfelder und -filter.
  • Die englischsprachige Wiki des Softwareherstellers bietet einen gut strukturierten Überblick über alle Funktionen des Controllingdatenportals. Dieses webbasierte Handbuch enthält darüber hinaus zahlreiche Screenshots und kurze Schulungsvideos.
  • Eine persönliche Schulung verschafft Ihnen den besten Überblick über die vielfältigen Funktionen und Inhalte des Controllingdatenportals. Die Stabsstelle Controlling bietet daher in jedem Semester mehrere Grund- und Aufbaukurse in Kleingruppen im Rahmen des Fortbildungsprogramms der Universität Konstanz an. Während der zweistündige Grundkurs einen soliden Überblick über die verschiedenen Auswertungstechniken und Inhalte ermöglicht, bieten die ca. einstündigen Aufbaukurse einen vertieften Einblick in spezifische Berichtsbereiche (z. B. Personal- und Stellen). Sie können sich für einzelne Kurse je nach Bedarf direkt auf der Website des Fortbildungsprogramms im Bereich Arbeitsprozesse & internes Know-How kostenfrei und unkompliziert anmelden.

Welche Fortbildungskurse kann ich besuchen?

Die Stabsstelle Controlling bietet in jedem Semester mehrere Grund- und Aufbaukurse in Kleingruppen im Rahmen des Fortbildungsprogramms der Universität Konstanz an. Während der zweistündige Grundkurs einen soliden Überblick über die verschiedenen Auswertungstechniken und Inhalte ermöglicht, bieten die ca. einstündigen Aufbaukurse einen vertieften Einblick in spezifische Berichtsbereiche (z. B. Personal- und Stellen). Sie können sich für einzelne Kurse je nach Bedarf direkt auf der Website des Fortbildungsprogramms im Bereich Arbeitsprozesse & internes Know-How kostenfrei und unkompliziert anmelden.

Ich habe inhaltliche oder technische Fragen bzw. Probleme: An wen wende ich mich?

Für Rückfragen steht Ihnen das Team der Stabsstelle Controlling gerne zur Verfügung. Fachlich verantwortlicher Ansprechpartner für das Controllingdatenportal ist Sebastian Vogt (Tel.: +49 7531 88-3483).

Darüber hinaus ist das Team auch unter folgender E-Mailadresse für Rückfragen bzw. Fehlermeldungen erreichbar: controlling-support@uni-konstanz.de.

Sicherheit und Datenschutz

Wie sind die im Controllingdatenportal abrufbaren Daten geschützt?

Die teils sensiblen Daten des Controllingdatenportals sind durch verschiedene technische und konzeptionelle Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff durch externe Akteure geschützt. Ein IT-Sicherheitsunternehmen hat das sehr hohe Sicherheitsniveau im Rahmen eines Penetrationstest bestätigt. Innerhalb des Portals werden sensible Daten darüber hinaus durch nutzerbasierte Zugriffsrechte geschützt, die auf Antrag berechtigten NutzerInnen übertragen werden. Das Sicherheitskonzept für das Controllingdatenportal wird in enger Abstimmung mit der Sicherheitsbeauftragten des Kommunikations-, Informations- und Medienzentrums (KIM) der Universität Konstanz beständig weiterentwickelt, um aktuellen Bedrohungsszenarien Rechnung zu tragen.

Welche Sicherheitsvorschriften muss ich beim Zugriff auf das Controllingdatenportal beachten?

Die im Controllingdatenportal abrufbaren Daten sind nur so gut geschützt wie die Geräte, mit denen Sie auf das Portal zugreifen. Bitte nutzen Sie deshalb das Portal nur auf Geräten, die den Sicherheitsvorschriften der Universität entsprechend eingerichtet und konfiguriert wurden.

Welche Daten werden bei der Benutzung des Controllingdatenportals erhoben?

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die beim Besuch der Seiten des Controllingdatenportals erhoben werden, unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Einzelheiten können Sie in der Datenschutzerklärung des Controllingdatenportals nachlesen.

Wieso kann ich auf bestimmte Berichte nicht zugreifen?

Für bestimmte Berichte des Controllingdatenportals sind spezifische Zugriffsrechte notwendig (z. B. Personal im Detail). Die hierfür notwendigen Zugriffsrechte werden Ihnen auf ANTRAG unkompliziert und schnell nach einer kurzen Prüfung eingeräumt. Derzeit ist ein gesondertes Zugriffsrecht für folgende thematische Berichtsbereiche notwendig:

  • Personal (Individualdaten)
  • Personal (Aggregatdaten)
  • Promotionen (Individualdaten)

Warum kann ich keine eigenen Berichte erstellen?

Im Rahmen der Standardrolle „BerichtskonsumentIn“ ist lediglich die Betrachtung von Berichten, Dashboards und Storyboards vorgesehen. Falls Sie Interesse an der darüber hinaus gehenden Rolle „BerichtsdesignerIn“ haben, wenden Sie sich bitte an Sebastian Vogt (-3483) oder das Team der Stabsstelle Controlling (controlling-support@uni-konstanz.de).

Feedback und Bedarfe

Wie kann ich dem Team der Stabsstelle Controlling Feedback, Ideen oder Anregungen mitteilen?

Nutzen Sie gerne die Möglichkeit, dem Team der Stabsstelle Controlling Ihr Feedback zu allen Aspekten des Controllingdatenportals (Usability, Berichte, Daten, Bedarfe, Fehler) telefonisch oder per E-Mail zukommen zu lassen. Bitte wenden Sie sich dafür an Sebastian Vogt (Tel.: +49 7531 88-3483) oder an controlling-support@uni-konstanz.de.

Wem melde ich inhaltliche oder technische (Daten-)Fehler?

Sie können die Kommentarfunktion innerhalb der Berichte des Controllingdatenportals nutzen, um den fachlich zuständigen AnsprechpartnerInnen eine Fehlermeldung zukommen zu lassen. Sie können einen Bericht kommentieren, indem Sie in der Benutzeroberfläche auf die Sprechblase auf der rechten Seite klicken. Ihre aktuellen Filtereinstellungen werden dabei als Lesezeichen dem Kommentar hinzugefügt. Fügen Sie bitte in jedem Fall die korrekten AnsprechpartnerInnen hinzu, damit Ihre Fehlermeldung die richtige Person erreicht. Falls Sie sich bzgl. der korrekten AnsprechpartnerInnen nicht sicher sind, senden Sie Ihren Kommentar gerne an Sebastian Vogt (Tel.: +49 7531 88-3483).

Gibt es einen Newsletter, der regelmäßig über Neuigkeiten rund um das Controllingdatenportal informiert?

Im Zuge Ihres ersten Logins werden Sie automatisch in die Mailingliste Controlling-News eingetragen. Diese Mailingliste informiert Sie über umfangreichere Wartungsarbeiten, Schulungen sowie neue Berichte bzw. Funktionen.