Die folgende Anleitung unterstützt Sie bei Ihren ersten Schritten im Controllingdatenportal. Für ausführlichere Hilfestellungen, Schulungen und Hintergrundinformationen stehen Ihnen darüber hinaus die folgenden Ressourcen zur Verfügung:

1. Zugriff und Login

Sie erhalten über folgende URL Zugriff auf das Controllingdatenportal:

www.controllingdaten.uni.kn

Der Zugriff auf das Portal ist aus Sicherheitsgründen nur aus dem internen Netz der Universität bzw. von Ihrem Arbeitsplatz-PC aus möglich. Sie können sich auch von anderen Standorten mit beliebigen Geräten (Laptop, Tablet, Smartphone) und verschiedenen Betriebssystemen (Windows, iOS, Android, Linux) in das Controllingdatenportal einloggen. In diesem Fall ist allerdings eine vorherige Verbindung über die VPN-Anwendung der Universität (Cisco AnyConnect) notwendig. Für iOS und Android steht darüber hinaus eine kostenlose App in den jeweiligen App Stores zur Verfügung.

Alle MitarbeiterInnen der Universität Konstanz können sich ohne vorherige Freischaltung mittels vorname.nachname und ihrem E-Mail-Passwort in das Controllingdatenportal einloggen.


Der gleichzeitige Login von verschiedenen Geräten ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der Ihnen den Abbruch der zweiten noch offenen Sitzung ermöglicht. Bitte nutzen Sie das Controllingdatenportal nur auf Geräten, die den Sicherheitsvorschriften der Universität entsprechend eingerichtet und konfiguriert wurden.


2. Profil

Im Zuge Ihres ersten Logins wird ein Benutzerprofil innerhalb des Controllingdatenportals erstellt. Ihr Vor- und Nachname sowie Ihre E-Mail-Adresse sind bereits ausgefüllt und können in diesem Menü nicht bearbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit, ein Foto zu hinterlegen, das anderen NutzerInnen im Portal im Zusammenhang mit Ihrem NutzerInnenkonto angezeigt wird.


Darüber hinaus können Sie Ihre Tätigkeitsbezeichnung, eine kurze Tätigkeitsbeschreibung sowie (Berichts-)Interessen (z. B. Nachwuchsförderung) angeben, um Ihr Profil zu personalisieren.


Sie müssen den Nutzungsbedingungen des Controllingdatenportals zustimmen, indem Siedie entsprechende Checkbox auswählen und den Button „Persönliche Einstellungen speichern“ anklicken.


Anschließend können Sie eine kurze Einführungstour auswählen, die Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Inhalte des Controllingdatenportals ermöglicht. Alternativ können Sie sich direkt zu Ihrem Dashboard leiten lassen.


Falls Sie die Einführung an dieser Stelle überspringen möchten: Sie steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, so dass Sie darauf auch später noch zugreifen können. Das entsprechende Storyboard wurde automatisch Ihrer Favoritenleiste hinzugefügt. Diese können Sie direkt nach dem Login auf der linken Seite per Mausklick auf das Sternsymbol aufrufen.


In jedem Fall gelangen Sie sowohl nach der Einführungstour als auch direkt nach der Erstellung Ihres Profils auf Ihr personalisiertes Dashboard.


3. Dashboard

Auf Ihrem Dashboard finden Sie vordefinierte Tabs: Sie bilden alle Leistungsbereiche der Universität ab, für die Berichte im Controllingdatenportal angeboten werden.


Sie können die verschiedenen Tabs mittels Mausklick umschalten und ausgewählte Berichte der jeweiligen Leistungsbereiche einsehen. Die Tabs Ihres Dashboards bieten Ihnen dabei lediglich einen ersten groben Überblick. Eine Übersicht über alle Berichte, die Ihnen zum Abruf im Controllingdatenportal zur Verfügung stehen, erhalten Sie über „Durchsuchen“ in der oberen Hauptmenüleiste.


4. Fortbildungsprogramm

Das Controllingdatenportal bietet Ihnen einen komfortablen und nutzerfreundlichen Zugang zu steuerungsrelevanten Daten aller Leistungsbereiche der Universität. Während sich grundlegende Funktionen intuitiv selbst erklären, verschafft Ihnen eine persönliche Schulung den besten Überblick über die vielfältigen Funktionen und Inhalte des Controllingdatenportals.

Die Stabsstelle Controlling bietet daher in jedem Semester mehrere Grund- und Aufbaukurse in Kleingruppen im Rahmen des Fortbildungsprogramms der Universität Konstanz an. Während der 2-stündige Grundkurs einen soliden Überblick über die verschiedenen Auswertungstechniken und Inhalte ermöglicht, bieten die ca. 1-stündigen Aufbaukurse einen vertieften Einblick in spezifische Berichtsbereiche (z. B. Personal- und Stellen). Sie können sich für einzelne Kurse je nach Bedarf direkt auf der Website des Fortbildungsprogramms im Bereich Arbeitsprozesse & internes Know-How kostenfrei und unkompliziert anmelden.

5. Rückfragen und Feeback

Für Rückfragen steht Ihnen das Team der Stabsstelle Controlling gerne zur Verfügung. Bitte nutzen Sie auch die Möglichkeit uns Ihr Feedback zu allen Aspekten des Controllingdatenportals (Usability, Berichte, Daten, Bedarfe, Fehler) telefonisch oder per E-Mail zukommen zu lassen.

Bei Ihrem ersten Login werden Sie automatisch in eine Mailingliste eingetragen. Diese Mailingliste informiert Sie über umfangreichere Wartungsarbeiten, Schulungen sowie neue Berichte bzw. Funktionen. Sie können sich selbstverständlich jederzeit abmelden.