Die Prozedur Schritt für Schritt

Von der Ermittlung der Vorsorge bis zum Termin

Wer macht was?

Die Akteure

In der gesamten Prozedur der arbeitsmedizinischen Vorsorge gibt es 4 Akteure:

  • Vorgesetzte
  • Mitarbeiter*innen
  • Personalabteilung und
  • die Betriebsärztin

Niemand in der Liste außer dem / der Vorgesetzten weiß womöglich seinem / ihrem Glück. Der oder die Vorgesetzte ist verantwortlich für die Gesundheit seiner / ihrer Mitarbeiter*innen und deshalb auch für die Anmeldung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Der / die Vorgesetzte muss deshalb auch anhand der Gefährdungsbeurteilung (und den Leitfäden zur Ermittlung der Vorsorge) herausfinden, welche Mitarbeiter*innen zu welcher Vorsorge angemeldet werden müssen (Pflichtvorsorge) oder wem welche Vorsorge angeboten werden muss (Angebotsvorsorge).

Falls Sie Mitarbeiter*in sind und nicht wissen, ob Sie zu einer Vorsorge müssen oder ob Ihnen eine solche angeboten weren muss, fragen Sie Ihre(n) Vorgesetzte(n) danach.

Falls Sie Vorgesetzte(r) sind, erfahren Sie hier, was Sie tun müssen.


Schritt 1: Die Ermittlung


Welche Vorsorge darfs denn sein?

Im ersten Schritt nehmen Sie die Gefährdungsbeurteilung zur Hand, die Sie (hoffentlich) für die Tätigkeiten und Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter*innen erstellt haben. Falls der Begriff Gefährdungsbeurteilung für Sie neu ist, klicken Sie hier, um sich zu informieren. Falls Sie noch keine Gefährdungsbeurteilung erstellt haben, sollten Sie das schnellstmöglich tun.

Aus der Gefährdungsbeurteilung ergben sich in der Regel bereits die Voraussetzungen für eine arbeitsmedizinische Vorsorge, also ob die Vorsorge notwendig ist oder nicht. Sie können gerne die zusätzlichen Leitfäden zur Ermittlung verwenden. Für die spätere Anmeldung zur Vorsorge bzw. zum Ausfüllen des Formulars benötigen Sie die sogenannten Vorsorgeanlässe oder gegebenenfalls die bisherigen Grundsätze (G-Nummern). Dies herauszufinden ist noch relativ leicht und schnell zu erledigen. Es muss allerdings noch angegeben werden, ob es sich um eine Angebotsvorsorge handelt oder um eine Pflichtvorsorge.

Als Faustregel gilt: Pflichtvorsorge immer dann, wenn es sich um krasse Gefahrstoffe handelt oder teils extreme Arbeitsbedingungen. Falls für die Tätigkeit Arbeitsplatzgrenzwerte bestehen, kann es möglich sein, dass sowohl Angebots- als auch Pflichtvorsorgen möglich sind. Angebot dann, wenn zwar Gefährdungen bestehen, aber voraussichtlich keine Grenzwerte überschritten werden. Pflicht dann, wenn voraussichtlich Grenzwerte erreicht oder sogar überschritten werden können.

In der Liste der Anlässe und Grundsätze kommen Sie schon sehr weit. Falls das nicht ausreicht, nehmen Sie sich die entsprechende DGUV Information zur Hand. Im Zweifel dürfen Sie natürlich auch gerne bei der Betriebsärztin nachfragen.


Schritt 2: Die Anmeldung


Ganz einfach mit dem neuen online-Formular

Nachdem Sie alle nötigen Informationen gesammelt haben, füllen Sie das online-Formular aus. Das Formular besteht der Übserichtlichkeit halber aus 3 Seiten (Reitern).

Auf Seite 1 trägt der / die Anmelder*in sine / ihre Informationen ein. Dies ist für die Benschrichtigung der Ansprechperson wichtig. Es kann ja sein, dass Sie als Vorgesetzte(r) die Anmeldung nicht selbst vornehmen. Zusätzlich werden Fachbereich, Arbeitsgruppe des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin, Vorgesetze(r), Datum und Postfach eingetragen. Das macht es der Personalabteilung leichter, die Anmeldedaten zu verwalten.

Auf der Seite 2 werden die Daten des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin eingetragen, Geburtsdatum nicht vergessen!

Auf Seite 3 folgen nun der oder die Vorsorgeanlässe. Bis zu 3 Anlässe pro Person sind möglich. Wählen Sie den Anlass aus der drop-down Liste aus. Darunter geben Sie per Radio-Button an, ob es eine Pflicht- oder Angebotsvorsorge ist und im Textfeld beschreiben Sie kurz mit ein paar Stichworten die Tätigkeit, für die die Vorsorge notwendig ist oder angeboten werden soll. Falls Sie sich unsicher sind, welche Art der Vorsorge Sie wählen müssen, können Sie unsere kleine Vorsorge App zu Hilfe nehmen.

Am Ende senden Sie das Formular per Mausklick ab. Sie erhalten zunächst eine Übersicht der eingegebenen Daten mit der Bitte um Prüfung ob alle Daten korrekt sind. Danach bestätigen Sie mit "weiter". Es öffnet sich eine Bestätigungsseite mit der selben Übersicht, die nun nicht mehr geändert werden kann. Gleichzeitig bekommen Sie eine Bestätigungsnachricht (bzw. der Anmelder / die Anmelderin) und es wird eine Nachricht an die Personalabteilugn gesendet, dass eine neue Anmeldung vorliegt.

Bitte beachten Sie: Es kann jeweils nur eine Person gleichzeitig zur Vorsorge angemeldet werden! Falls mehrere Personen angemeldet werden sollen, müssen Sie das Formular erneut ausfüllen. Aber keine Sorge: Das Formular hat sich die bisherigen Angaben gemerkt. Sobald Sie den Anfangsbuchstaben z.B. des Fachbereichs angeben, können Sie den kompletten vorherigen Entrag aus einem kleinen Feld unterhalb des Eingabenfeldes auswählen.

Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiterin / Ihren Mitarbeiter über die Anmeldung!


zum online-Formular

Schritt 3: Die Einladung


Sie werden eingeladen!

Wenn Sie Vorgesetzte*r oder Anmelder*in sind, ist Ihre Aufgabe (fast) erledigt.

Die Einladung gilt natürlich für Sie als Miterbeiter*in und wird kurz nach der Anmeldung durch die Personalabteilung an Sie per Hauspost im verschlossenen, persönlichen Umschlag versendet. In dieser Einladung wird Ihnen mitgeteilt

  • dass Sie zur arbeitsmedizinischen Vorsorge müssen oder dürfen (je nach Angebot oder Pflicht)
  • für welche Anlässe Sie eingeladen wurden und
  • Sie werden gebeten, selbst proaktiv einen Termin für die Vorsorge mit der Betriebsärztin zu vereinbaren

Bitte beachten Sie: Falls es sich um eine Pflichtvorsorge handelt, müssen Sie einen Termin vereinbaren und diesen auch wahrnehmen. Falls Sie das nicht tun, kann das unter Umständen arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Eine Angebotsvorsorge wäre hingegen in  ein Angebot, das Sie ablehnen können ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.


Schritt 4: Der Termin


Ein informatives Gespräch

Wichtig vorab: Dies ist ein Gespräch und erstmal keine Untersuchung. Niemand kann Sie zwingen, sich ärztlich untersuchen zu lassen, höchstens empfehlen. Ob Sie sich untersuchen lassen wollen, entscheiden nur Sie alleine und sonst niemand.

Auch wichtig: Das Gespräch findet während der Arbeitszeit statt. Sie müssen keinen Urlaub nehmen und Ihr(e) Vorgestzte(r) muss Sie dafür freistellen.

Falls es sich um eine Pflichtvorsorge handelt, ist es wichtig, dass Sie zum Termin erscheinen. Falls Sie den termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie ihn ab, aber nicht ersatzlos. Vereinbaren Sie einen neuen. Wenn Sie einfach fernbleiben, ohne dies mitzuteilen oder einen neuen Termin zu vereinbaren, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Falls Sie eine Angebotsvorsorge nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte ab. Dies wäre höflich!

Bringen Sie zum Termin Ihr Einladungsschreiben mit.

In diskreter Artmosphäre wird die Betriebsärztin zusammen mit Ihnen einen Anamnesebogen ausfüllen, also Ihre "Gesundheitsgeschichte" mit einigen wenigen Fragen dokumentieren. Leiden Sie unter Allergien, nehmen Sie Medikamente, sind Sie Raucher*in?. Es handelt sich um Fragen, die für die Einschätzung Ihres derzeitigen Gesundheitszustandes wichtig sind. Je nach Vorsorge, für die Sie angemeldet sind bzw. je nach Tätigkeit, die Sie ausführen sollen, ist Ihr Gesundheitszustand möglicherweise die Voraussetzung für eine weitere oder ganz neue Tätigkeit.

Je nach Vorsorgeanlass werden Sie eventuell gebeten, sich die Lunge abhören zu lassen (halten Sie bitte mal die Luft an, sagen Sie mal "aaaaaa"). Möglicherweise empfiehlt die Ärztin, sich eingehender untersuchen zu lassen, z.B. eine Blutuntersuchung oder Röntgenaufnahme (letztere in der Klinik).

Das ganze dauert ca. 15 bis 20 Minuten. Am Ende bekommen Sie eine Bestätigung, dass Sie den Termin wahrgenommen haben. Für Ihre Unterlagen und ggf. als Nachweis für Ihre(n) Vorgesetzte(n).


Schritt 5: Das Ergebnis


Tag der Wahrheit

Möglicherweise wurde Ihnen das Ergebnis der Anamnese bzw. der kurzen Untersuchung bereits am Ende des Termins mitgeteilt. Falls eine Blutuntersuchung erfolgt ist, kann dies ein paar Tage auf sich warten lassen.

In erster Linie dient die Vorsorge der Erhaltung Ihrer Gesundheit, also der Frage, ob die Möglichkeit besteht, dass sich eine Tätigkeit negativ auf Ihre Gesundheit auswirken kann. Dazu wurden Sie im Gespräch bereits beraten und informiert. Nun kommen 2 Möglichkeiten in Frage:

Alles ist gut: Sie können die geplante Tätigkeit ohne Risiko ausüben.

Nicht alles ist gut: Eventuell sollten Sie die geplante Tätigkeit lieber nicht ausüben oder dies wird sogar ausgeschlossen. Z.B. aufgrund einer Vorerkrankung, Schwangerschaft, etc.

Sie erhalten in jedem Fall ein Attest über die erfolgte Untersuchung mit dem Ergebnis. Dieses Schreiben ist alleine für Sie und für niemanden sonst!

Falls Sie die geplante Tätigkeit auf ärztlichen Rat nicht ausüben sollten oder dürfen,

  • darf dies keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen für Sie haben und
  • Ihr(e) Vorgesetzte(r) muss darüber informiert werden.

Die Betriebsärztin ist wie alle Ärzte an die Schweigepflicht gebunden. Deshalb erhalten Sie in jedem Fall eine Bescheinigung (ähnlich wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Hausarzt) zur Vorlage beim Arbeitsgeber. Darin steht, dass Sie die Tätigkeit nicht ausüben können, aber nicht warum.

Es spricht aber nichts dagegen, wenn Sie Ihre(n) Vorgestzte(n) persönlich informieren. Sie müssen keine Details verraten.

Schließlich informiert die Betriebsärztin die Personalabteilung darüber, dass und wann Sie an der Vorsorge teilgenommen haben. Diese dokumentiert den Vorgang und wird Sie ggf. automatisch zu einer (regelmäßigen) Wiederholungsvorsorge einladen.