Häufig gestellte Fragen & Antworten

zur Projektadministration

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Mit dieser Zusammenstellung bieten wir einen schnellen Zugriff auf häufig im Projektverlauf benötigte Informationen.
Bitte wählen Sie eine Projektphase aus oder direkt den Gliederungspunkt.


1. Bewilligung/ Vertragsschluss

1.1 Was sind Drittmittel der Universität?

Drittmittel sind Geldleistungen, die der Universität von öffentlicher oder privater Seite für Forschung und Lehre zur Verfügung gestellt werden. Sie sind nach den Vorgaben der Geldgeber und den landesrechtlichen Bestimmungen zu bewirtschaften.

Grundsätzlich sind alle in der Forschung tätigen Hochschulmitglieder berechtigt, drittmittelfinanzierte Forschungsvorhaben im Rahmen Ihrer Dienstaufgabe durchzuführen. Die geplante Einwerbung von Drittmitteln ist im Rahmen des Drittmittelverfahrens dem Rektorat anzuzeigen. Mit der Anzeige wird klargestellt, dass der Auftrag als Dienstaufgabe angenommen wird und der/ die Wissenschaftler/in kein Honorar erhält. Im Gegensatz dazu erfolgt bei Aufträgen, die ein/e Wissenschaftler/in privat gegen Honorar ausführt, keine Unterstützung durch die Universitätsverwaltung. In diesen Fällen ist die Verordnung der Landesregierung über Nebentätigkeiten zu beachten. Eine Mischform aus Dienstaufgabe und Nebentätigkeit ist nicht möglich.

1.2 Welche Arten von Drittmitteln gibt es?

Neben der Aufteilung nach Geldgeber in öffentliche und private Mittel wird grundsätzlich unterschieden in:

- Zuwendungen Dritter zur Förderung von Forschung und Lehre: Es handelt sich dabei um Geldleistungen bei denen keine Gegenleistung (Ergebnis) vereinbart oder erwartet wird.

- Forschungskooperationen: In der Regel ergebnisoffene Grundlagenforschung, in die sich beide Seiten, Industrie und Universität, aktiv einbringen.

- Forschungsaufträge: Bei diesen Forschungsvorhaben erwartet der Geldgeber eine konkrete Gegenleistung in Form von Gutachten, Befunden usw. Seit 01.01.2004 sind diese Vorhaben umsatzsteuerpflichtig, d.h. die Einnahmen sind mehrwertsteuerpflichtig und im Gegenzug ist die Universität bei Sachausgaben vorsteuerabzugsberechtigt (siehe Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer).

1.3 Wo finde ich Unterstützung um ein Drittmittelprojekt einzuwerben?

Der Forschungssupport berät Sie gerne bei der Suche nach einem Geldgebers und bei der Antragsstellung bzw. Vertragsgestaltung.

 

1.4 Was ist nach Antragsstellung bzw. Anbahnung eines Forschungsvertrags zu tun?

Zunächst ist das Drittmittelverfahren durchzuführen. Dazu füllen Sie bitte das Drittmittelformular vollständig aus und senden es zusammen mit dem Antrag und allen Anlagen über den Fachbereich und die Forschungsverwaltung (Frau Leib) an das Rektorat. Mit der Unterzeichnung des Drittmittelformblatts bestätigt das Rektorat die Annahme der Drittmittel seitens der Universität.

Nach dem Unterschriftslauf werden die Unterlagen in der Projektadministration vorgehalten, bis über die Annahme oder Ablehnung durch den Geldgeber entschieden ist.

Das Formblatt zur Durchführung des Drittmittelverfahrens finden Sie hier.

1.5 Wer ist für Zuwendungs- oder Forschungsverträge zeichnungsbefugt?

Alle Verträge werden vom Kanzler als Beauftragter des Haushaltes unterzeichnet. Bitte reichen Sie die Verträge mit ausreichendem zeitlichem Spielraum über die Forschungsverwaltung ein.

1.6 Was mache ich mit der Mittelzusage und wie komme ich an ein Projektkonto?

Bitte überprüfen Sie zunächst, ob die bewilligte Summe mit der beantragten übereinstimmt. Sollte die bewilligte Summe nicht ausreichen, um das Projekt durchführen zu können, ist zu klären, ob die Differenz aus Universitätsmitteln finanziert werden kann oder das Projekt abgelehnt werden muss.

Danach senden Sie die Mittelzusage (oder die Ablehnung) des Geldgebers bitte im Original mit allen Anlagen an die Forschungsverwaltung mit der Bitte um Einrichtung eines Projektkontos. Eine Kopie verwahren Sie bitte bei sich. Den/ die zuständige Ansprechpartner/in finden Sie unter Kontakt/ Zuständigkeiten.

2. Projekteinrichtung

2.1 Was geschieht nachdem ich die Mittelzusage mit allen Anlagen an die Forschungsverwaltung geschickt habe?

Der/ die zuständige Sachbearbeiter/in in der Projektadministration richtet ein Projektkonto ein und lässt Ihnen per Hauspost die Angaben zu Ihrem Projektkonto zukommen. Neben der Projektnummer und der Verbuchungsstelle für Einnahmen und Ausgaben zum Projekt erhalten Sie auch einige Hinweise zur Projektbewirtschaftung.

2.2 Wozu ist eine Projektnummer notwendig und wie sieht sie aus?

Die Projektadministration vergibt eine eigene Projektnummer unter der das Projekt an der Universität Konstanz geführt wird. Bitte teilen Sie die Projektnummer immer mit, wenn Sie die Projektadministration kontaktieren, damit wir direkt auf Ihr Projekt zugreifen können.

Die Projektnummer beginnt mit "FP" für Forschungsprojekt, gefolgt von einer dreistelligen aufsteigenden Ziffer, einem Schrägstrich und dem Jahr der Einrichtung. Beispiel: FP 407/11.

2.3 Wozu dient die Verbuchungsstelle wie ist sie aufgebaut?

Unter der Verbuchungsstelle werden alle Einnahmen und Ausgaben zu Ihrem Projekt verbucht. Die Verbuchungsstelle wird Ihnen bei Einrichtung Ihres Projekts mitgeteilt und ist bei allen Zahlungen anzugeben.

Zusammensetzung:

  • Kapitel (bei unviersitätseigenen Mitteln 1414, andere Kapitel nur bei speziellen Landesmitteln)
  • Titel: für Personal i.d.R. 429+Titelgruppe, für Sachausgaben 547+Titelgruppe, für Investitionen 812+Titelgruppel (Titelgruppe z.B. 90 für EU-Gelder, 81 für BMBF, 84 für Industriemittel, 86 für Veranstaltungen, 96 für Landeszuweisungen, 71 für Haushaltsmittel usw.)
  • Untertitel: zweistellige Ziffer (z.B. 04 für AFF-Mittel, 51 für SFB 767, häufig wird kein UT vergeben --> leer)
  • Kontoebene1: beginnt mit Fachbereich (z.B. 14 für Chemie), dann Ziffer 9 für Forschung und anschließend die 5 stellige Projektnummer (s.o.).
  • Ausgabeart: 4stellig, z.B. 0213 für Reisekosten, 0211 für Verbrauchsmaterial, 0212 für Kleingeräte usw. (wird nur bei Drittmitteln verwendet)

2.4 Wie hoch ist der Verfügungsrahmen auf meinem Projektkonto?

Bei Einrichtung des Projektkontos wird der verbindlich zugesagte Betrag auf Ihrem Konto als Bewilligung/ Verfügungsrahmen gutgeschrieben. So können Sie von Anfang an über das gesamte Projektbudget verfügen auch wenn noch nicht alle Tranchen vom Geldgeber überwiesen wurden.

Bei jährlichen Mitteln wird zu Jahresbeginn der für das Kalenderjahr zugesagte Anteil auf dem Projektkonto bereitgestellt. Vorgriffe auf zukünftige Bewilligungen bzw. die Übertragung von Restmitteln in Folgejahre sind frühzeitig (i.d.R. im September) mit den Geldgebern abzustimmen.

2.5 Ab welchem Zeitpunkt kann ich Ausgaben tätigen?

Sobald die verbindliche Mittelzusage vorliegt und ein Projektkonto eingerichtet wurde, können Verpflichtungen im Rahmen der Verwendungsrichtlinien eingegangen werden.

3. Projektdurchführung

3.1 Wer ist für das Projektkonto verantwortlich? Wem obliegt die Bewirtschaftungsbefugnis?

Die Mittelbewirtschaftung obliegt ausschließlich den Projektleitern/-innen. Sie können die Befugnis auf weitere Mitarbeiter/innen ausdehnen. Die zentrale Verwaltung geht, solange ihr nichts gegenteiliges mitgeteilt wird, davon aus, dass Anträge, die ein/e Mitarbeiter/in eines Fachbereichs, einer zentralen Einrichtung oder eines Forschungsprojektes unterzeichnet, mit den Projektleitern/innen abgestimmt wurden.

Bei der Mittelbewirtschaftung ist auf eine sparsame und wirtschaftliche Verwendung der Mittel und die Einhaltung der Verwendungsrichtlinien zu achten. Der Mittelbewirtschafter ist insbesondere verpflichtet, darüber zu wachen, dass die bewilligten Beträge nicht überschritten werden. Für eine Überschreitung der Bewilligung haftet er persönlich.

3.2 Wer darf sachlich richtig zeichnen und was wird damit bestätigt?

Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit erfolgt durch Unterzeichnung des Vermerks "Sachlich richtig" auf den zahlungsbegründenden Unterlagen (z.B. Rechnung).

Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind folgende Beschäftigte befugt:

  • Beamte ab Besoldungsgruppe A9
  • Angestellte ab Vergütungsgruppe E9
  • Beamte, Angestellte oder Arbeiter, denen die Befugnis schriftlich übertragen wurde (Antrag an Frau Karrer, Haushaltsabteilung, Tel. 3609, Christa.Karrer(at)uni-konstanz.de)

Die Befugnis gilt jeweils für den eigenen Arbeitsbereich und setzt voraus, dass man die Sachverhalte, deren Richtigkeit man bescheinigt, überblicken und beurteilen kann. Bei Zahlungsvorgängen, die die eigene Person oder Angehörige betreffen, sollte ein anderer Befugter unterzeichnen.

Mit der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit übernimmt der Unterzeichner insbesondere Verantwortung dafür, dass:

  • die in den Unterlagen enthaltenen für die Zahlung maßgeblichen Angaben richtig sind
  • nach den geltenden Vorschriften, insbesondere sparsam und wirtschaftlich verfahren wurde
  • dass die Leistung der zugrundeliegenden Vereinbarung entsprechend ordnungsgemäß und vollständig erbracht wurde
  • Abschlagszahlungen berücksichtigt worden sind

(weitere Infos s. VV-LHO zu §70-79 Nr. 3ff)

3.3 Wer darf rechnerisch richtig zeichnen und was wird damit bestätigt?

 

Die Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" auf den zahlungsbegründenden Unterlagen (z.B. Rechnung). Sind Endbeträge geändert worden, muss der Vermerk lauten "Rechnerisch richtig mit ... Euro".

Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind folgende Beschäftigte befugt:

  • Beamte ab mittlerem Dienst
  • Angestellte ab Vergütungsgruppe E3
  • Beamte, Angestellte oder Arbeiter, denen die Befugnis schriftlich übertragen wurde (Antrag an Frau Karrer, Haushaltsabteilung, Tel. 3609, Christa.Karrer(at)uni-konstanz.de)

Die Befugnis gilt jeweils für den eigenen Arbeitsbereich und setzt voraus, dass man die Sachverhalte, deren Richtigkeit man bescheinigt, überblicken und beurteilen kann. Bei Zahlungsvorgängen, die die eigene Person oder Angehörige betreffen, sollte ein anderer Befugter unterzeichnen.

Mit der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit übernimmt der Unterzeichner insbesondere Verantwortung dafür, dass:

  • dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag und alle auf Berechnung beruhenden Angaben richtig sind

(weitere Infos s. VV-LHO zu §§ 70-79 Nr. 3ff)

 

3.4 Wie kann ich Kontostände abrufen und Buchungen nachvollziehen?

Im Kontenauskunftssystem QIS-FSV können die Kontoinhaber und von ihm bevollmächtigte Personen die Kontostände und angefallene Buchungen Ihrer Projektkonten einsehen. Es wird dringend empfohlen, die Buchungen regelmäßig zu überprüfen und die Projektadministration umgehend über Unstimmigkeiten zu informieren, damit eine Korrektur veranlasst werden kann. Das Anmeldeformular für QIS-FSV und Hinweise zur Nutzung finden Sie hier

3.5 Wie gelangen die Einnahmen auf das Projektkonto?

Die Mittel werden automatisch von der Projektadministration entsprechend den Richtlinien des Geldgebers abgerufen und auf dem Projektkonto gutgeschrieben.

Sollten Sie darüber hinaus Zahlungseingänge erwarten, informieren Sie uns bitte im Vorfeld über Betrag, Zahlungspartner und Grund der Zahlung. Für die Zuordnung des Geldeingangs sind bei der Überweisung an die Uni Konstanz als Referenz die Projektnummer und der Projektleiter anzugeben.

3.6 Was ist bei einzelnen Ausgabearten zu beachten (z.B. Personal, Werkverträge, Sachausgaben usw.)?

3.7 Der Finanzplan soll geändert werden. Wie beantrage ich eine Umwidmung?

Manche Geldgeber erlauben in Ihren Bewilligungsbestimmungen, dass einzelne Ausgabearten bis zu einem bestimmten Umfang ohne Rücksprache mit dem Geldgeber überzogen werden dürfen, wenn die Mehrausgaben durch Einsparungen bei anderen Ausgabearten gedeckt sind. In solchen Fällen genügt es, wenn Sie nur die Forschungsadministration kurz informieren.

Darüber hinaus gehende Finanzplanänderungen sind der Projetkadministration frühzeitig und mit einer Begründung mitzuteilen. Wir tragen Ihr Anliegen dem Geldgeber vor und bitten um schriftliche Zustimmung. Sobald diese vorliegt, ändern wir die Ansätze im Buchhaltungssystem entsprechend ab und lassen Ihnen eine Mitteilung zukommen.

Gerne können Sie auch direkt mit dem Geldgeber in Kontakt treten und eine schriftliche Zustimmung einholen und an die Forschungsadministration weiterleiten. In der Regel legen öffentliche Geldgeber jedoch Wert auf die vorherige Einbeziehung der Projektadministration (z.B. bei Bewilligungen des Landes). Bei Verträgen handelt es sich in der Regel um eine Vertragsänderung, die ohnehin nur mit Zustimmung der Universität als Vertragspartner möglich ist.

Mit sonstigen Bewilligungs- bzw. Vertragsänderungen wie z.B. Projektverlängerung ist sinngemäß zu verfahren.

3.8 Wie kann ich meine Sachmittel verausgaben? Wer ist für die Auftragserteilung zuständig?

Aufträge an Lieferfirmen und Dienstleistungsbetriebe außerhalb der Universität dürfen grundsätzlich nur von der zentralen Verwaltung erteilt werden und nicht von einzelnen Mitgliedern der Universität.

Der Einkauf erfolgt in der Regel durch den zentralen Einkauf der Uni Konstanz. Er ist als zentrale Service- und Dienstleistungseinrichtung grundsätzlich für sämtliche Vertragsabschlüsse von Warenlieferungen zuständig. Der zentrale Einkauf wird anhand des Formulars "Anforderung" tätig, welches im Büromateriallager erhältlich ist.

Bei Kleinaufträgen unter 800 Euro zzgl. Mwst. steht es bestimmten Personengruppen frei, die Ware selber zu beschaffen. In diesem Fall sind unbedingt die Richtlinien für Kleinaufträge zu beachten. Die entsprechenden Auftragsformulare erhalten Sie hier.

Aufträge an die zentralen Dienstleistungseinrichtungen der Universität (z.B. Werkstätten, Hausdruckerei, Lager) erteilt der Mittelbewirtschafter oder ein von ihm bevollmächtigter Mitarbeiter direkt. Die über das Büromateriallager (C 0409) zu beziehenden Artikel sind im Büromaterial-Verzeichnis aufgeführt.

Für Literaturbeschaffungen ist die Bibliothek zuständig.

Arbeitsverträge werden ausschließlich von der Personalabteilung geschlossen, s. Personal.

Für den Abschluss von Werkverträgen ist die Haushaltsabteilung zuständig.

3.9 Ich habe universitätsinterne Einrichtungen mit Leistungen für das Projekt beauftragt, wie werden die Kosten dem Projektkonto belastet?

Die auf dem Auftrag angegebene Verbuchungsstelle wird bei der monatlichen Abrechnung der Einrichtung automatisch belastet. In der Regel werden nur Materialkosten (evtl. mit Gemeinkostenzuschlag) umgelegt.

Bei der Verbuchung werden folgende Abkürzungen verwendet:

AVM - Fotolabor/ Grafik     FLG

AVM - Audio-/ Videotechnik     AVT

AVM - Hausdruckerei         HD

Büromaterial             BML

Kopierkarten             KK

Chemikalienlager         CL

Glaswarenlager             GWL

Flaschengaslager         GAS

FM GBT Elektroservice         ES       

FM GBT Kommunikationstechnik     KT

WW - Apparatebau         AB

WW - Feinmechanik         FM

WW - Holz- und Kunststoff     HKT

WW - Glasapparatebau         GAB

WW - Geräteservice Mechanik     GSM

WW - Elektronik         ELW

Tierforschungsanlag        TFA

Telefon             TAS

 

3.10 Eine Rechnung soll bezahlt werden, was ist zu tun?

Um eine Zahlung veranlassen zu können, werden grundsätzlich folgende Unterlagen/ Angaben benötigt:

  • Originalrechnung
  • Begründung/ Verwendungszweck
  • Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit Unterschrift des Projektleiter oder eine bevollmächtigte Person

Besonderheiten:

Wurde die Ware durch die Beschaffung bestellt, ist nur die Lieferung zu bestätigen und die Rechnung an die Beschaffung zu senden.

Bei Kleinaufträgen im Rahmen des Kleinauftragsverfahrens senden Sie bitte die entsprechende Mehrfertigung des Auftragsscheins zusammen mit der Rechnung an die Rechnungsstelle der Haushaltsabteilung. Bitte stellen Sie sicher, dass der Kleinauftragsschein vollständig ausgefüllt ist (insbesondere Kostenstelle, Verwendungszweck und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit). Unvollständige Formulare müssen leider an den Veranslasser zurückgegeben werden. Sollten Sie noch nicht zum Kleinauftragsverfahren angemeldet sein oder neue Aufstragsscheine benötigen, setzen Sie sich bitte mit der Beschaffung in Verbindung.

Bei Rechnungen zu Werkverträgen: siehe Werkverträge.

Rechnungen für Reisekosten sind vom Reisenden vorzustrecken und über die Reisekostenabrechnung geltend zu machen, siehe Forschungsreisen.

Rechnungen für Reisekosten von Gästen: siehe Gäste

3.11 Wie beantrage ich einen Abschlag?

Universitätsmitglieder, die für Verpflichtungen der Universität in Vorleistung gehen müssten, können im Vorfeld schriftlich einen Abschlag beantragen (per Hauspost oder notfalls Email). Abschläge sind häufig notwendig für Versuchspersonen oder Reisekosten. Bei Reisekosten reichen Sie den Antrag bitte möglichst zusammen mit dem Dienstreiseantrag ein.

Der Antrag soll folgende Angaben enthalten: Betrag (ggf. Stückelung), Verbuchungsstelle, Verwendungszweck, Abholer und Abholtermin bei Barabschlägen, Kontoinhaber und Bankverbindung bei Überweisung.

Der Antrag sollte von der Projektleitung oder einem Bevollmächtigten gestellt werden. Die Auszahlung erfolgt in der Regel zeitnah zur Fälligkeit (max. ca. 3 Wochen im voraus) und höchstens in Höhe von 80% der zu erwartenden Kosten.

Der Abschlag ist umgehend nach Verwendung abzurechnen. Hierzu sind folgende Unterlagen einzureichen:

  • Originalbeleg mit Zahlungsnachweis (Quittung, Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung)
  • Kopie des Antrags auf Abschlagszahlung
  • Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit Unterzeichnung durch den Mittelbewirtschafter/Projektleiter

Bei Abschlägen für Reisekosten erfolgt die Abrechnung mit der Reisekostenabrechnung. Dazu tragen Sie den Abschlag bitte auf der ersten Seite des Abrechnungsformulars an der entsprechenden Stelle ein.

3.12 Ich habe Ausgaben für das Projekt privat vorgestreckt, wie bekomme ich mein Geld zurück?

Für die Erstattung von projektbezogenen Auslagen, teilen Sie uns Ihren Erstattungswunsch bitte in einem formlosen Schreiben unter Angabe Ihrer Bankverbindung mit (ggf. auch Name des abweichenden Kontoinhabers). Außerdem soll daraus hervorgehen, aus welcher Verbuchungsstelle die Kosten zu erstatten sind und zu welchem Zweck die Ausgabe erforderlich war. Fügen Sie bitte die Originalbelege in Form von Rechnungen bei, welche vom Projektleiter oder einer anderen befugten Person „sachlich und rechnerisch richtig“ gezeichnet wurden und weisen Sie die Bezahlung bitte anhand geeigneter Zahlungsbelege nach (z.B. Quittungen, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen). 

3.13 Im Konteninformationssystem QIS-FSV ist mir aufgefallen, dass Ausgaben auf dem falschen Projektkonto verbucht wurden. Wie veranlasse ich eine Umbuchung?

Bitte informieren Sie Ihre/n Projektadministrator/in über die

Fehlbuchung und teilen Sie die korrekte Verbuchungsstelle mit. Wir

empfehlen, die entsprechende Seite aus QIS-FSV auszudrucken, die Buchung

zu markieren und zu vermerken, wohin umzubuchen ist. Dann

unterschreiben Sie (Mittelbewirtschafter/in oder Bevollmächtigte/r) und

senden uns den Ausdruck zu.

Bitte beachten Sie, dass die Umbuchung von Personalkosten

grundsätzlich nicht rückwirkend möglich ist. Sollten steuerpflichtige

Projekte beteiligt sein, ist die Umbuchung ebenfalls nicht ohne weiteres

möglich. In diesen Fällen ist es besonders wichtig, dass Sie uns direkt

nach erfolgter Fehlbuchung informieren.

3.14 Kleinbetragsregelung

Gemäß § 59 LHO werden Kleinbeträge von weniger als 5 € in der Regel nicht eingenommen oder ausgezahlt, da die Kosten außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.

(weitere Infos s. VV-LHO zu §59 Ziff. 6)

3.15 Welche Zahlungswege sind möglich?

Überweisung: Bitte geben Sie unbeding den Kontoinhaber und die vollständige Bankverbindung an. Bei Geldeingängen

Barzahlung: Ein- und

Auszahlungen in bar erfolgen über die Universitätskasse, Raum V703,

Öffnungszeiten 9 Uhr bis 11.30 Uhr unter Vorlage des Personal- oder

Mitarbeiterausweises. Bitte informieren Sie die Projektadministration

über geplante Barzahlungen aus Forschungsmitteln im Vorfeld per Email

(Verbuchungsstelle, Betrag, Zahlungspartner, Begründung) damit die

entsprechende Anordnung vorbereitet werden kann.

Weitere Auskünfte erteilt die Universitätskasse (Scheck, Lastschriftverfahren, Kreditkartenzahlung)

3.16 Wie lautet die Bankverbindung der Universität Konstanz?

4. Projektende

4.1 Wer erstellt den rechnerischen Verwendungsnachweis?

Für den rechnerischen Verwendungsnachweis ist die Projektadministration zuständig. Wir erstellen den rechnerischen Verwendungsnachweis zum Fälligkeitstermin und senden ihn nach Prüfung durch den/ die Projektleiter/in an den Geldgeber.

4.2 Wer erstellt den sachlichen Verwendungsnachweis?

Der sachliche Verwendungsnachweis wird von der Projektleitung erstellt und direkt an den Geldgeber geschickt. Bitte senden Sie eine Kopie an die Projektadministration.

4.3 Was passiert nach Projektende mit den Restmitteln?

Nach Abrechnung des Projekts veranlasst die Projektadministration die Rückzahlung der Restmittel an den Geldgeber. Besteht keine Verpflichtung zur Abrechnung verbleiben die Restmittel in der Regel auf dem Projektkonto, wo sie dem Projektleiter für weitere Forschungsarbeiten zur Verfügung stehen.

4.4 Wie ist mit einem Defizit am Projektende zu verfahren?

Für die Deckung des Defizits ist die Projektleitung verantwortlich. In der Regel können Defizite nur aus freien Industriemitteln oder aus AFF-Mitteln bzw. Drittmittelbelohnung gedeckt werden. Bitte schlagen Sie eine Lösung vor!

4.5 Wie wird das Projektkonto abgeschlossen?

Sobald das Konto ausgeglichen ist, veranlasst die Projektadministration die Schließung des Kontos, d.h. es wird gesperrt und kann nicht mehr bebucht werden. Ab dem nächsten Jahreswechsel erscheint es nicht mehr im Konteninformationssystem QIS-FSV

5. Sonstige häufige Fragen

5.1 Welche Drittmittelstatistiken werden erstellt?

Die Statistiken werden je nach Bedarf individuell erstellt. Sie basieren in der Regel auf den Einnahmen oder Ausgaben, in Ausnahmefällen auf den bewilligten Mitteln. Die Statistiken werden für interne oder externe Zwecke benötigt, z.B. um Anfragen des Landes, Bundes oder der EU zu beantworten.

5.2 Wie veranlasse ich die Ausstellung einer Spendenbescheinigung?

Bitte klären Sie mit dem/ der Spender/in ab, ob eine Spendenbescheinigung benötigt wird und erfragen Sie ggf. die korrekte Adresse und den Betrag. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag auf Ausstellung einer Spendenbescheinigung bei der Projektadministration ein.

5.3 Wie laufen Projektprüfungen der Geldgeber ab? Welchen Service leistet die Projektadministration?

Die Geldgeber behalten sich in aller Regel das Recht vor, die ordnungsgemäße Mittelverwendung innerhalb einer bestimmten Zeit nach Ablauf des Projekts (z.B. 5 Jahre) zu prüfen. Dieses Recht ist häufig in den Vertrags- oder Bewilligungsbestimmungen verankert.

Möchte ein Geldgeber davon Gebrauch machen, so informiert er die Projektadministration über das Anliegen und teilt mit, wann und wo die Prüfung stattfinden soll und welche Unterlagen geprüft werden. Üblicherweise kommen die Prüfer an die Uni und nehmen vor Ort Einsicht in die Unterlagen, da wir aufgrund unserer Aufbewahrungspflicht keine Originalbelege außer Haus geben können.

Bis zum Prüfungstermin stellt die Projektadministration die zu prüfenden Unterlagen zusammen. Außerdem organisieren wir ein Büro in der Haushaltsabteilung wo die Prüfung stattfinden kann und informieren die Projektleitung mit der Bitte am Prüfungstermin für eventuelle Fragen der Prüfer erreichbar zu sein. Die Projektadministration betreut die Prüfer während der Prüfung und stellt bei Bedarf den Kontakt zur Projektleitung her. Selbstverständlich steht es den Projektleitern/innen offen, sich auch ohne Anlass den Prüfern kurz vorzustellen, denn erfahrungsgemäß wird dieser persönliche Kontakt von den Prüfern sehr positiv aufgenommen.

Bei der Projektprüfung werden hauptsächlich Buchungsbelege geprüft. Dabei liegt der Schwerpunkt auf folgenden Fragen:

- War die Ausgabe notwendig? (sollte aus der Begründung ersichtlich sein)

- Wurde sparsam und wirtschaftlich eingekauft? (preisgünstigster Anbieter bei mehreren Vergleichsangeboten oder Begründung für teureren Anbieter)

- Ist die Ausgabe eindeutig dem Projekt zuordenbar? (z.B. über Verbuchungsstelle auf der Anforderung oder im Einstellungsantrag)

- Wurden die Bewilligungsrichtlinien eingehalten? (z.B. Ausschluss von bestimmten Ausgaben, Ausgaben innerhalb Projektlaufzeit, Einhaltung von Beschaffungsvorgaben, usw.)

Häufig werden auch weitere Unterlagen einbezogen:

- Einstellungsanträge für das Projektpersonal (z.B. passt die Tätigkeitsbeschreibung zum Projektinhalt)

- bei EU-Projekten: Arbeitszeitnachweise, Stundensatzberechnungen, Zeitaufwand für einzelne Arbeitspakete im Vergleich zum Antrag

- Einhaltung von allgemeinen Vorgaben an der Uni Konstanz für Drittmittelprojekte (z.B. Repräsentationsrichtlinie, Honorarsätze für Gastvorträge, Reisekostensätze)

- Abläufe und Kontrollmechanismen an der Uni Konstanz (z.B. "4-Augen-Prinzip bei Beschaffungs- und Zahlungsvorgängen, Ausschreibungsverfahren, interne Rechnungsprüfung)

Projektprüfungen schließen in der Regel mit einem Projektbericht des Geldgebers ab, der für die Projektadministration als wichtige Rückmeldung dient, um eventuelle Schwachstellen zu beheben